Efnisyfirlit
Þegar minnst er á gagnagrunna (DB) er það fyrsta sem kemur upp í hugann auðvitað alls kyns tískuorð eins og SQL, Oracle, 1C, eða að minnsta kosti Access. Auðvitað eru þetta mjög öflug (og dýr að mestu leyti) forrit sem geta gert sjálfvirkan vinnu stórs og flókins fyrirtækis með mikið af gögnum. Vandamálið er að stundum er slíkt afl einfaldlega ekki þörf. Fyrirtækið þitt gæti verið lítið og með tiltölulega einföldum viðskiptaferlum, en þú vilt líka gera það sjálfvirkt. Og það er fyrir lítil fyrirtæki sem þetta er oft spurning um að lifa af.
Til að byrja með skulum við móta TOR. Í flestum tilfellum ætti gagnagrunnur fyrir bókhald, til dæmis, klassísk sala að geta:
- halda í töflunum upplýsingar um vörur (verð), lokið viðskipti og viðskiptavini og tengja þessar töflur hver við aðra
- hafa þægilegt innsláttareyðublöð gögn (með fellilista osfrv.)
- fylla sjálfkrafa út sum gögn prentuð eyðublöð (greiðslur, reikningar osfrv.)
- gefa út nauðsynlegar skýrslur að stjórna öllu viðskiptaferlinu frá sjónarhóli stjórnandans
Microsoft Excel getur séð um þetta allt með smá fyrirhöfn. Við skulum reyna að koma þessu í framkvæmd.
Skref 1. Upphafleg gögn í formi taflna
Við munum geyma upplýsingar um vörur, sölu og viðskiptavini í þremur töflum (á sama blaði eða á mismunandi – það skiptir ekki máli). Það er í grundvallaratriðum mikilvægt að breyta þeim í „snjallborð“ með sjálfvirkri stærð, til að hugsa ekki um það í framtíðinni. Þetta er gert með skipuninni Snið sem töflu flipi Heim (Heima - Snið sem töflu). Á flipanum sem þá birtist Framkvæmdaaðili (Hönnun) gefa töflum lýsandi nöfn í reitinn Heiti töflu til síðari nota:
Alls ættum við að fá þrjú „snjallborð“:
Vinsamlegast athugaðu að töflurnar gætu innihaldið frekari skýringargögn. Svo til dæmis okkar Verðinniheldur viðbótarupplýsingar um flokk (vöruflokk, umbúðir, þyngd o.s.frv.) hverrar vöru og töfluna viðskiptavinur — borg og svæði (heimilisfang, TIN, bankaupplýsingar osfrv.) hvers þeirra.
Tafla Sala verður notað af okkur síðar til að færa inn lokið viðskipti inn í það.
Skref 2. Búðu til gagnafærslueyðublað
Auðvitað er hægt að slá inn sölugögn beint inn í grænu töfluna Sala, en þetta er ekki alltaf þægilegt og hefur í för með sér útlit fyrir villur og innsláttarvillur vegna „mannlegs þáttar“. Þess vegna væri betra að búa til sérstakt eyðublað til að slá inn gögn á sérstakt blaði af einhverju eins og þessu:
Í reit B3, til að fá uppfærða núverandi dagsetningu og tíma, notaðu aðgerðina TDATA (NÚNA). Ef tíma er ekki þörf, þá í staðinn TDATA aðgerð er hægt að beita Í dag (Í DAG).
Í reit B11, finndu verð á völdum vöru í þriðja dálki snjalltöflunnar Verð með því að nota aðgerðina VPR (SKRÁNING). Ef þú hefur ekki lent í því áður, lestu þá fyrst og horfðu á myndbandið hér.
Í reit B7 þurfum við fellilista með vörum úr verðskránni. Til þess geturðu notað skipunina Gögn – Gagnaprófun (Gögn — Staðfesting), tilgreindu sem þvingun Listi (listi) og sláðu svo inn í reitinn Heimild (Heimild) tengill á dálk heiti frá snjallborðinu okkar Verð:
Á sama hátt er fellilisti með viðskiptavinum búinn til, en heimildin verður þrengri:
=INDIRECT(„Viðskiptavinir[Viðskiptavinur]“)
virka ÓBEIN (Óbein) er þörf, í þessu tilfelli, vegna þess að Excel, því miður, skilur ekki bein tengsl við snjalltöflur í upprunareitnum. En sami hlekkurinn „vafinn“ í falli ÓBEIN á sama tíma virkar það með hvelli (nánar um þetta var í greininni um að búa til fellilista með efni).
Skref 3. Bæta við sölufærslufjölda
Eftir að eyðublaðið hefur verið fyllt út þarftu að bæta gögnunum sem færð eru inn í það aftast í töflunni Sala. Með því að nota einfaldar tengla myndum við línu til að bæta við rétt fyrir neðan eyðublaðið:
Þeir. klefi A20 mun hafa tengil á =B3, klefi B20 mun hafa tengil á =B7, og svo framvegis.
Nú skulum við bæta við 2 lína grunnfjölvi sem afritar myndaða strenginn og bætir honum við sölutöfluna. Til að gera þetta, ýttu á samsetninguna Alt + F11 eða hnappur Visual Basic flipi verktaki (hönnuður). Ef þessi flipi er ekki sýnilegur, virkjaðu hann fyrst í stillingunum Skrá – Valkostir – Uppsetning borða (Skrá — Valkostir — Sérsníða borði). Í Visual Basic ritstjóraglugganum sem opnast skaltu setja nýja tóma einingu í gegnum valmyndina Settu inn - Eining og sláðu inn makrókóðann okkar þar:
Sub Add_Sell() Worksheets("Input Form").Range("A20:E20").Copy 'Copy the data line from the form n = Worksheets("Sales").Range("A100000").End(xlUp) . Röð 'ákvarða númer síðustu línu í töflunni. Sales Worksheets("Sales").Cells(n + 1, 1).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues 'líma inn í næstu tómu línu Worksheets("Input Form").Range("B5,B7,B9"). ClearContents 'hreinsa undireyðublað Nú getum við bætt við hnappi við eyðublaðið okkar til að keyra búið til fjölvi með því að nota fellilistann Setja flipi verktaki (Hönnuði - Setja inn - Hnappur):
Eftir að þú hefur teiknað það, með því að halda inni vinstri músarhnappi, mun Excel spyrja þig hvaða fjölvi þú þarft að úthluta honum - veldu fjölvi okkar Bæta við_Sala. Þú getur breytt texta á hnappi með því að hægrismella á hann og velja skipunina Breyta texta.
Nú, eftir að hafa fyllt út eyðublaðið, geturðu einfaldlega smellt á hnappinn okkar og innslögðu gögnin verða sjálfkrafa bætt við töfluna Sala, og þá er eyðublaðið hreinsað til að slá inn nýjan samning.
Skref 4 Að tengja töflur
Áður en skýrslan er byggð skulum við tengja töflurnar okkar saman svo að síðar getum við fljótt reiknað út sölu eftir svæðum, viðskiptavinum eða flokkum. Í eldri útgáfum af Excel myndi þetta krefjast notkunar á nokkrum aðgerðum. VPR (SKRÁNING) til að skipta út verðum, flokkum, viðskiptavinum, borgum osfrv Sala. Þetta krefst tíma og fyrirhafnar af okkur og „borðar“ líka mikið af Excel auðlindum. Frá og með Excel 2013 er hægt að útfæra allt mun einfaldara með því að setja upp tengsl á milli taflna.
Til að gera þetta, á flipanum Gögn (Dagsetning) smella Sambönd (Sambönd). Í glugganum sem birtist skaltu smella á hnappinn Búa til (nýtt) og veldu úr fellilistanum töflurnar og dálkanöfnin sem þær ættu að tengjast:
Mikilvægt atriði: töflurnar verða að vera tilgreindar í þessari röð, þ.e. tengda töflu (Verð) má ekki innihalda í lykildálknum (heiti) afrit af vörum, eins og það gerist í töflunni Sala. Með öðrum orðum, tengd tafla verður að vera tafla þar sem þú myndir leita að gögnum með því að nota VPRef það væri notað.
Taflan er auðvitað tengd á svipaðan hátt Sala með borði viðskiptavinur eftir sameiginlegum dálki Viðskiptavinur:
Eftir að tenglarnir hafa verið settir upp er hægt að loka glugganum til að stjórna tenglum; þú þarft ekki að endurtaka þessa aðferð.
Skref 5. Við smíðum skýrslur með því að nota samantektina
Nú, til að greina sölu og fylgjast með gangverki ferlisins, skulum við búa til, til dæmis, einhvers konar skýrslu með því að nota snúningstöflu. Stilltu virka reit á töflu Sala og veldu flipann á borðinu Setja inn - PivotTable (Setja inn - snúningstafla). Í glugganum sem opnast mun Excel spyrja okkur um gagnagjafann (þ.e. töflu Sala) og staður til að hlaða upp skýrslunni (helst á nýju blaði):
Mikilvægi punkturinn er að það er nauðsynlegt að virkja gátreitinn Bættu þessum gögnum við gagnalíkanið (Bæta gögnum við gagnalíkan) neðst í glugganum þannig að Excel skilji að við viljum byggja skýrslu ekki aðeins á núverandi töflu heldur einnig nota öll sambönd.
Eftir að smella á OK spjaldið mun birtast í hægri hluta gluggans Snúningstöflureitirhvar á að smella á hlekkinn Alltað sjá ekki aðeins núverandi, heldur öll „snjallborðin“ sem eru í bókinni í einu. Og svo, eins og í klassísku snúningstöflunni, geturðu einfaldlega dregið reitina sem við þurfum úr tengdum töflum inn á svæðið síur, Línur, Stolbtsov or Gildi – og Excel mun samstundis búa til allar skýrslur sem við þurfum á blaðinu:
Ekki gleyma því að snúningstöfluna þarf að uppfæra reglulega (þegar frumgögn breytast) með því að hægrismella á hana og velja skipunina Uppfærðu og vistaðu (Endurnýja), vegna þess að það getur ekki gert það sjálfkrafa.
Einnig með því að velja hvaða reit sem er í samantektinni og ýta á hnappinn Snúningsrit (Pivot Chart) flipi Greining (Greining) or breytur (Valkostir) þú getur fljótt séð niðurstöðurnar reiknaðar í henni.
Skref 6. Fylltu út printables
Annað dæmigert verkefni hvers gagnagrunns er sjálfvirk útfylling á ýmsum prentuðum eyðublöðum og eyðublöðum (reikninga, reikninga, gerðir osfrv.). Ég skrifaði þegar um eina af leiðunum til að gera þetta. Hér innleiðum við til dæmis að fylla út eyðublaðið eftir reikningsnúmeri:
Gert er ráð fyrir að í reit C2 mun notandinn slá inn tölu (línunúmer í töflunni Sala, reyndar), og þá eru gögnin sem við þurfum dregin upp með því að nota þegar kunnuglega aðgerðina VPR (SKRÁNING) og lögun INDEX (VÍSITALA).
- Hvernig á að nota VLOOKUP aðgerðina til að fletta upp og fletta gildum
- Hvernig á að skipta út VLOOKUP fyrir INDEX og MATCH aðgerðir
- Sjálfvirk útfylling eyðublaða og eyðublaða með gögnum úr töflunni
- Búa til skýrslur með PivotTables