Hvernig á að deila excel skrá á sama tíma

Þegar unnið er að Excel-skjali verður oft nauðsynlegt að nokkrir tengist því í einu. Og mjög oft er hægt að reikna fjölda þeirra í nokkra tugi. Þess vegna er spurningin um samvinnu ekki takmarkað við að tengja fólk saman, þar sem það getur oft gert misvísandi breytingar sem þarf að læra hvernig á að breyta fljótt og vel.

Hver getur það? Aðili sem hefur stöðu aðalnotanda. Í orði sagt, hvað þarf að gera til að gera sameiginlega vinnu með skjal ekki aðeins mögulega, heldur einnig árangursríka?

Eiginleikar þess að vinna með sameiginlega Excel skrá

Að vinna með sameiginlega skrá í Excel hefur sín sérkenni. Þannig að sumar aðgerðir eru ekki í boði fyrir notendur:

1. Að búa til töflur.
2. Atburðastjórnun, þar á meðal að skoða þær.
3. Að fjarlægja blöð.
4. Notendur hafa ekki getu til að sameina nokkrar frumur eða öfugt, skipta áður sameinuðum frumum. 
5. Allar aðgerðir með XML gögnum.

Hvernig er hægt að komast framhjá þessum takmörkunum? Þú þarft bara að fjarlægja almenna aðganginn og skila honum síðan þegar þörf krefur.

Hér er annar töflureikni með nokkrum verkefnum sem gætu verið möguleg eða ekki ef þú ert að vinna með mörgum á sama töflureikni.

Hvernig á að deila Excel skrá

Fyrst þarftu að skilja hvaða skrá þarf að vera aðgengileg til að breyta af nokkrum aðilum í einu. Það getur verið annað hvort ný skrá eða núverandi. 

Stillingar

Allt sem þú þarft að gera til að deila skrá í Excel er í hlutanum Bókahlutdeild, sem hægt er að finna með því að fara á flipann Review.

Gluggi mun spretta upp með tveimur flipa. Við höfum áhuga á því fyrsta sem opnast sjálfkrafa. Við þurfum að haka í reitinn við hliðina á hlutnum sem er merktur á skjámyndinni með rauðum rétthyrningi. Með því gerum við mörgum notendum kleift að stjórna skjali.

Eftir að við höfum opnað aðgang fyrir klippingu þurfum við að stilla hann. Til að gera þetta skaltu opna seinni flipann.

Eftir að hafa slegið inn breytur staðfestum við aðgerðir okkar. Til að gera þetta, vinstri smelltu á "Í lagi" hnappinn. Samnýting getur verið opin fyrir hvaða bók sem er, bæði ný og núverandi. Í fyrra tilvikinu þarftu að finna upp nafn á hana. 

Eftir það þarftu að vista skrána á tölvunni þinni.

Mikilvægt! Snið ætti að vera þannig að hver notandi geti opnað skrána með sinni útgáfu af töflureiknum.

Að opna sameiginlega skrá

Þú verður að vista skrána í nethlutdeild eða möppu sem hefur aðgang að þátttakendum sem vilja nota skrána. Eftir að skráin hefur verið valin verðum við bara að smella á „Vista“ hnappinn.

Hins vegar er ekki leyfilegt að nota vefþjón til að vista samnýttu skrána. 

Eftir að hafa framkvæmt allar aðgerðir sem lýst er hér að ofan þarftu að athuga hvort hægt sé að tengja annað fólk. Til að gera þetta, opnaðu flipann „Gögn“ og finndu hlutinn „Tengingar“ beint fyrir neðan hann. Ef þú smellir á það geturðu breytt tenglum eða tenglum. Ef það er enginn samsvarandi hnappur, þá eru engar tengdar skrár.

Næst opnast flipinn „Staða“, með hjálp hans er hægt að athuga tengingarnar. Sú staðreynd að allt er í lagi er hægt að viðurkenna með nærveru „Í lagi“ hnappinn.

Hvernig á að opna sameiginlega Excel vinnubók

Excel gerir þér einnig kleift að opna sameiginlega vinnubók. Til að gera þetta þarftu að smella á Office hnappinn. Þegar sprettigluggan birtist þurfum við að velja „Opna“ hlutinn og velja bókina sem verður notuð til að deila. Eftir það, smelltu aftur á Office hnappinn og opnaðu „Excel Options“ gluggann, sem er að finna neðst.

Vinstra megin í glugganum sem birtist muntu geta valið stillingaflokk, en við höfum áhuga á þeirri allra fyrstu, sem inniheldur almennustu færibreyturnar.

Næst skaltu fara í hlutinn „Persónuleg stilling“ þar sem þú þarft að tilgreina gögn sem gera þér kleift að sía notendur - notendanafn, gælunafn.

Eftir að þessar aðgerðir hafa verið framkvæmdar verður hægt að breyta upplýsingum í skjalinu eða bæta við einhverjum gögnum. Ekki gleyma að vista breytingarnar þínar eftir að þú hefur gert þær.

Þetta getur stundum valdið vandræðum við vistun. Til dæmis er deiling aðeins í boði fyrir fyrstu opnun og þegar þú reynir að opna skjalið í annað sinn kemur upp villu í forritið. Þetta getur gerst af eftirfarandi ástæðum:

1. Ef nokkrir þátttakendur slá inn gögn í einu í sama reitinn. Eða einhver annar hluti.
2. Búa til breytingaskrá sem veldur því að vinnubókin stækkar að stærð. Þetta leiðir til vandamála.
3. Notandinn hefur verið fjarlægður úr deilingu. Í þessu tilviki virkar vistun breytinganna ekki aðeins á tölvunni hans. 
4. Netaauðlindin er ofhlaðin.

Til að laga vandamálið þarftu að taka eftirfarandi skref:

1. Eyddu breytingaskránni eða eyddu óþarfa upplýsingum úr honum. 
2. Fjarlægðu óþarfa upplýsingar innan skjalsins sjálfs.
3. Endurræstu deilingu. 
4. Opnaðu Excel skjal í öðrum skrifstofuritli og vistaðu það síðan aftur á xls sniði.

Að vísu kemur þessi villa ekki eins oft fyrir í nýlegum útgáfum og í eldri.

Hvernig á að skoða virkni meðlima

Í sameiginlegri vinnu þarf stöðugt að fylgjast með svo að einn þátttakandinn spilli ekki einhverju. Þess vegna þarftu að læra að skilja hvaða aðgerðir voru framdir af einum þeirra. Til að gera þetta verður þú að framkvæma eftirfarandi skref.

1. Farðu í flipann „Skoða“ og finndu þar hlutinn „Leiðréttingar“. Í valmyndinni skaltu velja hlutinn „Veldu leiðréttingar“.
   

   

2. Næst opnast gluggi þar sem þú getur fundið út hvaða breytingar voru gerðar af notendum. Þessi listi er búinn til sjálfkrafa. Þú getur sannreynt að þetta sé örugglega raunin með því að skoða gátreitinn við hliðina á samsvarandi hlut í þessum glugga.
   

   

    Í þessu tilviki munu aðeins þær breytingar sem hafa verið gerðar frá síðustu vistun birtast í listanum í efra vinstra horninu. Þetta er gert til hægðarauka, þú getur alltaf séð fyrri breytingar í dagbókinni.

3. Hver þátttakandi fær ákveðinn lit, sem þú getur skilið hver gerði breytingarnar. Merkin eru í efra vinstra horninu. Þú getur líka sett upp rakningarbreytingar eftir tíma, tilteknum notanda eða á ákveðnu bili, auk þess að slökkva á skjá þeirra.
   

   

4. Þegar þú sveimar yfir reit sem hefur slíkt merki birtist lítill kubbur þar sem þú getur skilið hver gerði breytingarnar.
   

   

5. Til að gera breytingar á reglum um birtingu leiðréttinga þarftu að fara aftur í stillingagluggann og finna síðan reitinn „Eftir tíma“ þar sem þú getur stillt upphafspunkt til að skoða breytingar. Það er tíminn sem leiðréttingar munu birtast frá. Þú getur stillt tímabilið frá síðustu vistun, stillt á að birta allar breytingar alltaf, eingöngu ekki skoðaðar, eða tilgreint dagsetninguna sem þær munu birtast.
   

   

6. Þú getur líka stjórnað birtingu leiðréttinga sem aðeins tiltekinn meðlimur gerir.
   

   

7. Með því að nota samsvarandi reit geturðu stillt svið blaðsins þar sem aðgerðir skipunarinnar verða skráðar.

Þú getur líka gert aðrar breytingar með því að haka við viðeigandi gátreit á réttum stöðum.

Listinn yfir breytingar er ekki dauður þyngd. Aðalnotandinn getur skoðað breytingar annarra þátttakenda, staðfest eða hafnað. Hvernig á að gera það?

1. Farðu í flipann „Skoða“. Það er valmynd „Leiðréttingar“ þar sem notandinn getur stjórnað lagfæringum. Í sprettigluggaspjaldinu þarftu að velja valkostinn „Samþykkja / hafna leiðréttingum“, eftir það birtist gluggi þar sem leiðréttingar birtast.
   

   

   

2. Val á breytingum er hægt að framkvæma samkvæmt sömu forsendum og áður var lýst: eftir tíma, af tilteknum notanda eða innan ákveðins sviðs. Eftir að hafa stillt nauðsynlegar færibreytur, ýttu á OK hnappinn.
3. Næst munu allar breytingar sem uppfylla skilyrðin sem sett voru í fyrra skrefi birtast. Þú getur samþykkt tiltekna breytingu eða hafnað henni með því að smella á viðeigandi hnapp neðst í glugganum. Einnig er hægt að samþykkja eða hafna leiðréttingum í lotu.
   

   

Nú hafa nauðsynlegar lagfæringar verið skildar eftir og þær aukalegar fjarlægðar.

Hvernig á að fjarlægja notanda úr excel skrá

Af og til verður nauðsynlegt að fjarlægja notendur frá samhöfundargerð. Ástæðurnar geta verið gríðarlega margar: þeir fengu annað verkefni, þátttakandinn byrjaði að breyta úr annarri tölvu og svo framvegis. Það er alls ekki erfitt að útfæra þetta verkefni í Excel.

Fyrst skaltu opna flipann „Skoða“. Það er hópur „Breytingar“ þar sem er möguleiki „Aðgangur að bókinni“.

Eftir það mun sami gluggi og við sáum áðan birtast á skjánum. Listi yfir alla þá sem geta gert breytingar á töflunni er að finna á Breyta flipanum. Til að fjarlægja notanda sem við þurfum ekki í augnablikinu þarftu að finna hann á þessum lista, velja hann með því að ýta á vinstri músarhnappinn og smella á „Eyða“ hnappinn sem er fyrir neðan.

Næst mun Excel vara notandann við því að leiðréttingar sem þessi þátttakandi hefur gert sé hugsanlega ekki vistaðar ef hann er að gera breytingar á vinnubókinni. Ef þú samþykkir, smelltu síðan á „Í lagi“ og notandanum verður ekki lengur deilt.

Hvernig á að takmarka notkun á sameiginlegri vinnubók

Besta leiðin til að takmarka notkun á sameiginlegri höfuðbók er að fjarlægja notandann. Ef þetta hentar ekki, getur þú stillt réttinn til að skoða eða breyta bókinni af tilteknum þátttakanda.

Sem sagt, það er mikilvægt að muna að sumar takmarkanir eru sjálfgefnar innbyggðar í samnýtingu. Þeim hefur verið lýst hér að ofan. Við skulum muna eftir þeim, því endurtekning er móðir lærdóms.

1. Það er bannað að búa til snjalltöflur sem uppfæra gögn sjálfkrafa og hafa marga aðra eiginleika.
2. Þú getur ekki stjórnað skriftum. 
3. Það er innbyggð takmörkun á því að eyða blöðum, tengja eða aftengja frumur.
4. Framkvæma allar aðgerðir á XML gögnum. Í einföldum orðum eru takmarkanir á því að skipuleggja mikið magn af gögnum, þar á meðal að breyta fylki þeirra. XML er ein af óljósustu skráartegundum fyrir byrjendur, en það er í raun frekar einfalt. Með þessari tegund skráar er hægt að flytja gögn með því að gera lotubreytingar á skjalinu. 

Einfaldlega sagt, meðhöfundur gerir þér kleift að framkvæma staðlaðar aðgerðir á skjali, en faglegri valkostir eru aðeins í boði fyrir einn einstakling. Þetta er vegna þess að sömu fjölvi eða XML lotubreytingar er nokkuð erfiðara að snúa til baka. 

Að slökkva á deilingu og síðan virkja aftur er önnur leið til að takmarka hvað Excel notendur geta gert. Þú getur sjálfur gert nauðsynlegar breytingar og þar með tímabundið svipt annað fólk tækifæri til að breyta einhverju.

Til að gera þetta verður þú að fylgja þessum skrefum.

1. Opnaðu flipann „Skoða“, farðu í hlutinn „Leiðréttingar“ og veldu hlutinn „Auðkenna endurskoðun“ í sprettivalmyndinni.
2. Eftir það birtist gluggi þar sem þú þarft að taka hakið úr reitunum við hliðina á hlutunum „Notandi“ og „Á sviðinu“.
3. Eftir það birtist breytingaskrá sem er nauðsynleg fyrir öryggisafrit af gögnum.

Eftir það geturðu slökkt á deilingu. Til að gera þetta skaltu velja hlutinn „Aðgangur að bókinni“ á sama flipa á borðinu og hakið úr „Leyfa mörgum notendum að breyta skránni“.

Það er það, nú er deiling óvirk.

Svo það er frekar auðvelt að setja upp samhöfund í Excel. Auðvitað eru nokkrar takmarkanir sem leyfa þér ekki að nota skjalið til hins ýtrasta. En þau eru leyst á einfaldan hátt, það er nóg að slökkva á samnýtingu í smá stund og kveikja svo á henni þegar nauðsynlegar breytingar hafa verið gerðar.