Sameina og taka upp gögn í Excel. Skref fyrir skref leiðbeiningar með mynd

Nú er upplýsingaöld. Magn gagna sem fólk þarf að vinna úr á hverjum degi eykst meira og meira. Þetta á við á öllum mögulegum sviðum lífsins, líka vinnu. Nú eru sífellt fleiri svið mannlegra athafna þar sem brýn þörf er á getu til að vinna hratt úr miklu magni upplýsinga.

Einn af Excel eiginleikum sem gerir þér kleift að gera þetta er flokkun. Staðreyndin er sú að uppbygging upplýsinga hjálpar til við að vinna ekki með öllum tiltækum gögnum, heldur aðeins með litlum hlutum. Ef þú pakkar sams konar upplýsingum í einn blokk, þá er það auðveldara fyrir tölvuna og fyrir manneskjuna sjálfa. Það er nánast ekkert svæði þar sem uppbygging upplýsinga væri ekki eftirsótt:

1. Vinnsla sölugagna. Vöruhús fá reglulega risastórar lotur af fjölbreyttu úrvali af vörum með mismunandi kostnaði, þyngd, birgi, nafni og svo framvegis. Skipulagning gagna gerir það auðveldara að fletta í öllum þessum fjölda upplýsinga.
2. Nám. Gæði menntunar og sjálfsmenntunar eru nátengd því hversu vel upplýsingarnar eru byggðar upp. Þess vegna, ef þú flokkar gögn af sömu gerð rétt hlið við hlið, verður auðveldara að framkvæma ekki aðeins hagnýt verkefni sem tengjast tölfræði, til dæmis, heldur einnig fræðileg verkefni, skipuleggja heimavinnu og svo framvegis.
3. Bókhaldsskýrsla. Endurskoðendur þurfa reglulega að fást við númer sem hver um sig hefur tengingar við önnur númer. Og til að gera það þægilegra að vinna með fjölda gilda uXNUMXbuXNUMX sem tengjast hvert öðru og upplýsingum af annarri gerð, er mjög þægilegt að nota gagnaflokkun.

Einnig gerir gagnaflokkunaraðgerðin þér kleift að fela úreltar upplýsingar. Við skulum sjá hvernig það virkar og hvernig þú getur notað það.

Hvernig á að stilla aðgerðarfæribreytur

Til að vinna með gagnaflokkun verður þú fyrst að stilla hana. Til að gera þetta, farðu í „Data“ flipann og finndu „Structure“ valmöguleikann þar. Næst birtist sprettiglugga þar sem þú þarft að finna hnapp neðst í hægra horninu.

Eftir það birtist gluggi þar sem þú þarft að velja viðeigandi gátreit og ýta á OK takkann. Þessar stillingar stjórna því hvernig gögnin verða sýnd.

mikilvægt: í reynd finnst mörgum frekar óþægilegt að birta heildartölur undir gögnunum. Þess vegna geturðu látið þennan reit vera ómerktan. Einnig er mælt með því að haka við reitinn „Sjálfvirkir stílar“.

Eftir að hafa lokið þessum skrefum geturðu strax byrjað að flokka upplýsingar.

Hvernig á að flokka gögn eftir línum

Nú skulum við reikna út hvað þarf að gera til að hópa raðir, í reynd.

1. Búðu til nýja línu fyrir ofan eða neðan þær sem við viljum flokka. Það veltur allt á því hvaða aðferð til að birta niðurstöðurnar var valin á fyrra stigi.
2. Næsta skref er að búa til töfluheiti efst í vinstra hólfinu í röðinni sem bætt var við. Þetta mun vera nafn hópsins sem frumur verða sameinaðar í sem eru algengar á ákveðnum grunni.
3. Veldu allar frumur á svæðinu fyrir neðan nýstofnaða röð eða fyrir ofan hana (fer eftir því hvað við gerðum í fyrsta skrefinu). Eftir það leitum við að „Strúktúr“ hnappinum á gagnaflipanum og þar finnum við „Group“ valmöguleikann. Það er mikilvægt að smella ekki á örina eða heiti skipunarinnar í sprettiglugga, heldur á táknið.

Ef þú smellir samt á örina niður birtist viðbótarvalmynd þar sem þú getur valið annað hvort flokkunaraðgerðina eða búið til uppbyggingu. Við höfum fyrst og fremst áhuga á að flokka saman á þessu stigi.

Eftir það veljum við aðaleiginleikann sem flokkunin fer fram með. Það geta verið raðir eða dálkar. Ef þú breytir engu þá er fyrsti hluturinn valinn sjálfgefið. Eftir að við höfum gengið úr skugga um að stillingarnar séu stilltar eins og við þurfum, þurfum við að staðfesta aðgerðir okkar með því að ýta á OK hnappinn. Þar sem við erum að flokka eftir röðum þurfum við ekki að breyta neinu, við þurfum bara að tvítékka.

mikilvægt: ef þú velur ekki reit, heldur heila dálka eða raðir á hnitspjaldinu áður en þú byrjar að flokka hluti, þá mun þessi valmynd ekki birtast. Forritið mun finna út hvað á að gera á eigin spýtur.

Sú staðreynd að línurnar voru flokkaðar, getum við skilið með mínusmerkinu á hnitspjaldinu. Þetta segir okkur að gögnin hafi verið birt. Nú getum við falið þær með því að smella á þetta tákn eða með því að smella á 1 hnappinn aðeins hærra (það gefur til kynna flokkunarstigið).

Við sjáum að línurnar eru faldar og mínusmerkið hefur breyst í plús. Til að opna þá línu sem þú vilt geturðu smellt á hana og þá mun forritið gera það á eigin spýtur. Ef þú þarft að stækka allar línur, þá þarftu að smella á „2“ hnappinn, sem er staðsettur efst á hnitspjaldinu í þessu tilfelli.

Hvernig á að flokka dálka

Til að flokka dálka er reiknirit aðgerða nokkurn veginn það sama:

1. Það fer eftir því hvaða valkosti við höfum valið í stillingunum, við þurfum að setja inn nýjan dálk til vinstri eða hægri við svæðið sem verður flokkað.
2. Við skrifum niður nafn hópsins í efsta reitnum í dálknum sem birtist.
3. Við veljum alla dálka sem við þurfum að flokka (skilið bara eftir þann sem við bættum við á fyrsta stigi) og smellum síðan á „Group“ hnappinn á sama hátt og reikniritið sem lýst er hér að ofan.
4. Nú þurfum við að smella á hlutinn „Dálkar“ í litla glugganum og smella á „Í lagi“ hnappinn.
5. Gangi þér vel.

Athugið. Rétt eins og þegar við flokkum línur, ef við veljum heila dálka í láréttu hnitastikunni, fáum við ekki lítinn valmynd.

Hvernig á að búa til fjölþrepa flokkun

Excel er virkt forrit en möguleikar þess enda ekki með eins stigs flokkun eins og lýst er í dæmunum hér að ofan. Það er líka möguleiki á að flokka frumur eftir nokkrum stigum. Þetta er gert á eftirfarandi hátt:

1. Til að byrja með er aðalhópurinn búinn til á þann hátt sem lýst er hér að ofan. Undirhópum verður síðan bætt við það.
2. Eftir það tryggjum við að aðalhópurinn sé opnaður. Í því framkvæmum við einnig aðgerðirnar sem lýst er hér að ofan. Sérstök skref fara eftir því hvort viðkomandi er að vinna með línur eða dálka.
3. Fyrir vikið er hægt að búa til hópa á nokkrum stigum.

Leiðbeiningar um að taka upp gögn

Sú staða getur komið upp þegar ekki er lengur þörf á áður stofnuðum hópi eða undirhópi. Það er sérstök aðgerð fyrir þetta - „Afhópa“. Til að framkvæma það þarftu að fylgja eftirfarandi skrefum:

1. Veldu þá þætti sem eru hluti af hópnum.
2. Opnaðu flipann „Gögn“.
3. Við finnum „Structure“ hópinn þar, opnaðu hann með örinni fyrir neðan.
4. Þar skaltu smella á hnappinn „Afhópa“. Það er mjög mikilvægt að smella á táknið, ekki áletrunina.

Næst veljum við hvað nákvæmlega við viljum taka upp. Við veljum hlutinn sem hentar eftir því hvað við höfum áður flokkað. Eftir að aðgerðinni er lokið, ýttu á OK hnappinn.

Attention! Ef áður var búið til fjölþrepa hópur eða nokkrir mismunandi hópar voru búnir til, þá ætti að endurbæta þá sérstaklega.

Hér fáum við líka slíka niðurstöðu.

Þetta er almennt reiknirit til að fjarlægja frumur, en eins og í öllum viðskiptum eru mörg blæbrigði. Við skulum skoða þau nánar.

Hvernig á að sundra blöðum

Það getur verið nauðsynlegt að taka blöð upp af og til. Til að gera þetta verður þú að framkvæma eftirfarandi röð aðgerða:

1. Til að byrja með finnum við þau blöð sem hafa verið flokkuð. Ef blöðin hafa verið flokkuð fyrirfram birtast þau í sama lit eða titillinn feitletraður.
2. Eftir það þarftu að hægrismella á eitt af blöðunum úr hópnum og smella síðan á hnappinn „Ungroup sheets“ í samhengisvalmyndinni. Nú verða þeir óflokkaðir og allar breytingar gerðar á þeim óháð öðrum.

Önnur leið til að taka upp blöð er með því að nota Shift takkann og smella svo á virka blaðið í hópnum sem þú vilt taka upp. Það er, þú þarft að skilgreina hópinn sem þarf að taka úr hópi, smelltu síðan á einn af flipunum og smelltu síðan á hann meðan þú heldur Shift takkanum niðri.

Eftir að breytingarnar hafa verið gerðar geturðu nú flokkað sum blaðanna. Til að gera þetta, ýttu á Ctrl eða Cmd takkann (fyrri er fyrir tölvur sem keyra Windows og sá seinni er fyrir Apple tækni) og á meðan þú heldur hnappinum inni skaltu til skiptis smella á blöðin sem þú vilt sameina í hóp. Eftir það mun forritið gera allt fyrir notandann.

Hvernig á að taka úr hópi handvirkt hópaðra gagna

Áður en hólf eru tekin úr hópi verður þú fyrst að skilja hvernig þau voru flokkuð: handvirkt eða sjálfkrafa. Handvirk flokkun er talin aðferðin sem lýst er hér að ofan. Sjálfvirk myndun hópa er þegar þeir eru búnir til með ákveðnum aðgerðum. Til dæmis, eftir að hafa búið til undirsamtölur. Að þetta tækifæri hafi verið notað má skilja út frá línunni „Milliniðurstöður“.

Ef gögnin voru flokkuð í gegnum samnefnda fallið Excel, síðan til að leysa það upp þarftu að ganga úr skugga um að hópurinn sé settur á vettvang. Ef ekki, þá þarftu að smella á + hnappinn á hliðarstikunni til vinstri. Sú staðreynd að hópurinn er settur á vettvang getum við dæmt eftir hnappinum - á sama stað. Þegar við stækkum hóp, byrjum við að sjá bæði faldar raðir og hópa. Eftir það, með því að nota lyklaborðið eða vinstri músarhnappinn, veldu allar frumurnar í hópnum og síðan - samkvæmt reikniritinu sem lýst er hér að ofan.

Fáir vita að það er önnur leið til að taka úr hópi handvirkt flokkaðar frumur - með því að nota flýtilykla.

Til að gera þetta verður þú fyrst að velja þá dálka sem hafa verið flokkaðir og ýta síðan á Alt + Shift + Vinstri örvatakkana. Ef verkið fer fram á tölvu sem er stjórnað undir Mac OS, þá þarftu að nota lyklasamsetninguna Command + Shift + J.

Hvernig á að taka upp gögn sem eru flokkuð sjálfkrafa

Ef það kom í ljós að gögnin voru flokkuð sjálfkrafa vegna athugunarinnar sem var framkvæmd í fyrri málsgrein, þá er allt nokkuð flóknara, þar sem staðlaða aðgerðin afhópa mun ekki virka í þessu tilfelli. Aðgerðir fara eftir því hvað nákvæmlega framkvæmdi flokkun gagna. Ef þetta er „Subtotals“ aðgerðin, þá er röð aðgerða sem hér segir:

1. Við opnum sama flipa með gögnum á aðalborðinu (eða borði, eins og það er líka oft kallað).
2. Eftir að við höfum smellt á hnappinn „Unsamtölur“ (sem er nákvæmlega það sem við þurfum að gera sem annað skref), munum við hafa glugga. Hnappurinn sjálfur er staðsettur í sama hluta - Uppbygging. Eftir það mun gluggi birtast þar sem við þurfum að smella á hnappinn „Eyða öllu“. Það er að finna í neðra vinstra horni gluggans eða annars staðar (fer eftir útgáfu Office og tilteknu töflureikniforriti).

Attention! Þessi aðferð fjarlægir ekki aðeins hópinn, heldur einnig undirsamtölur. Þess vegna, ef þú þarft að halda þeim, er betra að afrita hópþættina á annað blað og nota þá sem óflokkaða.

Sterk tilmæli fyrir allar aðgerðir með töflu til að flokka eða taka upp gögn. Áður en þú gerir þetta þarftu að búa til afrit af upprunalegu töflunni. Í þessu tilviki geturðu endurheimt upprunalega sýn skjalsins ef eitthvað gengur ekki samkvæmt áætlun.

Þannig hefur Excel mjög víðtæka virkni til að skipuleggja gögn. Auðvitað mun það ekki geta gert allt fyrir mann, en það gerir þér kleift að skipuleggja vinnu með skipulögðum gögnum á auðveldari hátt. Það sem eftir er verður viðkomandi að gera. Hins vegar er þetta mjög hagnýtt tól sem mun nýtast mjög vel fyrir þá sem þurfa að vinna með mikið magn af tölulegum og textaupplýsingum.