Hefur þú einhvern tíma fengið það verkefni að búa til flæðirit til að kortleggja viðskiptaferla í stofnun. Sum fyrirtæki borga fyrir dýran, mjög sérhæfðan hugbúnað sem býr til flæðirit í örfáum skrefum og smellum. Önnur fyrirtæki kjósa að nota núverandi verkfæri sem verða jafn auðveld þegar þú hefur lært þau. Einn þeirra er Excel.
Skipuleggðu skrefin þín
Þar sem tilgangur flæðirits er að marka rökrétta röð atburða, ákvarðana sem eru teknar og niðurstöður þeirra ákvarðana finnst flestum best að sýna þetta í formi flæðirits. Og þeim finnst miklu auðveldara að gera þetta ef þeir taka sér nokkrar mínútur til að skipuleggja hugsanir sínar.
Og svo sannarlega er það. Ef hugsanir þínar eru ekki nógu vel ígrundaðar, þá verður flæðiritið ekki gott.
Því er mælt með því að gera ákveðnar athugasemdir áður en farið er beint að gerð flæðirits. Formið sem þær verða gerðar á er ekki svo mikilvægt. Aðalatriðið er að skrá hvert stig ferlisins, ákvarða hverja ákvörðun og afleiðingar hennar.
Setja atriði
- Farðu í flipann „Setja inn“, þar sem þú finnur „Shapes“ þáttinn.
- Eftir það birtist listi yfir form, skipulagður eftir hópum. Næst þarftu að fletta þeim öllum þar til „Flæðirit“ hópurinn finnst.
- Veldu nauðsynlegan þátt.
- Til að bæta við texta skaltu hægrismella á þáttinn og velja „Breyta texta“ í samhengisvalmyndinni.
Að lokum, á Formatting borði, þarftu að velja stíl og litasamsetningu fyrir flæðiritið.
Eftir að viðkomandi þáttur hefur verið valinn verður þú að bæta við næsta fyrir tiltekið atriði og halda áfram þar til hvert stig birtist.
Þá verður að merkja lögunina sem sýnir hvern þátt flæðiritsins. Þá mun sá sem skoðar það skilja hvaða hlutverk hver þáttur flæðiritsins gegnir í því og hvernig hann tengist öðrum.
Hver mynd framkvæmir staðlaða virkni sína. Ef þú notar þætti skýringarmyndarinnar rangt getur einhver sem skoðar hana misskilið þig.
Hér eru nokkrir af algengustu þáttunum:
- Upphaf eða lok flæðiritsins.
- Vinnuferli.
- Forskilgreint ferli, svo sem endurteknar venjur.
- Uppruni gagna. Það getur verið annað hvort tafla, einhvers konar skjal eða vefsíða.
- Ákvarðanir teknar. Til dæmis getur það verið eftirlit með réttmæti fyrirfram keyrt ferli. Frá hverju tígulhorni geta verið línur sem sýna niðurstöður þeirrar ákvörðunar sem tekin var.
Að panta þætti
Þegar þættirnir eru settir á rétta staði geturðu fylgt þessum skrefum:
- Til að raða þáttum í dálk, verður þú að velja nokkra þætti með því að ýta á SHIFT takkann og ýta svo á hvern þeirra og velja síðan Align Center á Format flipanum.
- Ef þú þarft að búa til sömu bil á milli þáttanna lóðrétt, þá þarftu að velja þau og velja síðan hlutinn „Dreifa lóðrétt“ á sama flipa.
- Næst þarftu að ganga úr skugga um að stærðir allra þátta séu þær sömu til að gera töfluna meira sjónrænt aðlaðandi.
Uppsetning tengilínu
Á flipanum „Insert“ er hlutur „Shapes“ þar sem þú þarft að velja ör. Það getur verið annað hvort beint eða horn. Hið fyrra er notað fyrir þætti í beinni röð. Ef þú þarft að fara aftur í ákveðið skref eftir að hafa lokið öllum aðgerðum, þá er bogadregin lína notuð.
Hvað er næst?
Almennt séð býður Excel upp á gríðarlegan fjölda forma fyrir kortagerð. Stundum er hægt að hunsa staðlana og kveikja á sköpunargáfunni. Þetta mun aðeins gagnast.