Umbreyttu CSV í Excel sem töflu

Innihald gagnagrunna er venjulega dregið út sem .csv skrá. Hins vegar er þetta bara textaskrá, ekki mjög læsileg. Til að vinna með innihald gagnagrunnsins er nauðsynlegt að setja það fram á öðru sniði – oft henta Excel blöðum best. Um hvaða aðferðir eru til til að gera þetta, hver er betri og hvaða villur eru við flutning gagna, verður fjallað um í þessari grein.

Hvernig á að umbreyta CSV í Excel sniði

Það eru ýmsar leiðir til að flytja CSV skjal sem er hlaðið niður úr gagnagrunni yfir í Excel. Við munum ræða þrjú þeirra:

1. Bein opnun í Excel.
2. Opnun í gegnum Windows Explorer.
3. Flytja inn skjal með sniðbreytingu.

Að opna CSV skjal í Excel

Excel getur opnað .csv skjöl beint án þess að breyta. Snið breytist ekki eftir opnun á þennan hátt, .csv endingin er vistuð – þó hægt sé að breyta endingunni eftir breytingar.

1. Ræstu Excel, smelltu á "File", Þá"Opna".
2. Í glugganum sem birtist skaltu velja valkostinn "Textaskráraf auknum lista.

3. Finndu skjalið sem þú þarft og tvísmelltu á það.

.csv skjöl opnast strax í Excel, án frekari aðgerða. En .txt skrár þurfa umbreytingu – gluggi mun birtast “Textainnflutningshjálpar".

Það eru tilvik þar sem betra er að opna skjalið ekki beint heldur hringja Meistari. Þessi aðferð er réttlætanleg í eftirfarandi tilvikum:

• aðskilnaðarstafurinn sem notaður er í skjalinu er óstöðluð, eða það eru nokkur afbrigði af þeim;
• skjalið inniheldur dagsetningar á mismunandi sniðum;
• þú ert að breyta tölum sem byrja á núllum og vilt halda þeim þannig;
• áður en þú flytur gögn viltu sjá hvernig lokaniðurstaðan mun líta út;
• þú vilt almennt meiri flytjanleika.

Meistari hefst ef þú breytir skjalviðbótinni í .txt. Þú getur líka byrjað að flytja inn skrá á annan hátt, sem verður fjallað um síðar, eftir að hafa lýst seinni opnunaraðferðinni.

Ef þú gerir breytingar á skjalinu eftir að þú hefur opnað það mun Excel biðja þig um að vista það sem .xls (eða .xlsx) því annars glatast eitthvað af sniðinu. Þá gefst alltaf möguleiki á að breyta sniðinu aftur, hins vegar getur annar hluti innihaldsins glatast – núll geta horfið í upphafi talna, sumar skrárnar geta breytt útliti sínu.

CSV skjal er opnað í gegnum Windows Explorer

Þessi leið er ekki í grundvallaratriðum frábrugðin þeirri fyrri. Til að opna skjal, tvísmelltu bara á það í Windows Explorer.

Áður en opnað er skaltu ganga úr skugga um að við hliðina á skjalheitinu sé tákn fyrir Excel forritið, en ekki annað – þetta þýðir að Excel er valið sem forritið sem á að opna slíkar skrár. Annars opnast eitthvað annað forrit. Þú getur breytt því í Excel svona:

1. Hringdu í samhengisvalmyndina með því að hægrismella á hvaða .csv skrá sem er og notaðu Opnaðu með... > Veldu forrit.
2. velja Excel (skrifborð) of Mælt er með forritum, tilgreindu það sem forrit sem ætti alltaf að nota fyrir slíkar skrár (merktu í reitinn hér að neðan) og lokaðu glugganum með því að ýta á OK.

Flytja inn CSV í Excel

Einnig er hægt að breyta opna skjalinu í Excel vinnubók. Snið mun breytast í .xls fyrir eldri útgáfur af Excel (2000, 2003) og .xlsx fyrir allar aðrar. Allt efni verður birt á einu blaði.

1. Smelltu á reitinn í blaðinu þar sem innflutningur ætti að hefjast. Þetta er venjulega fyrsta hólfið í töflunni, A1. Byrjað er á því, eins margar línur og þær eru í opnuðu skránni og eins margar dálkar og það eru gildi í hverjum dálki verða fylltar.
2. Í flipanum „Gögn“ í hóp“Að fá ytri gögn“ veldu "Úr texta“.

3. Í glugganum sem birtist, finndu tilskilið skjal og tvísmelltu á það (þú getur líka notað hnappinn innflutningur neðst í glugganum).

4. Næst þarftu að fylgja skref-fyrir-skref leiðbeiningunum á opnaði Textainnflutningshjálpar.

Myndin hér að neðan sýnir upprunalega skjalið og væntanlega niðurstöðu. Til þess að allt líti nákvæmlega svona út eftir innflutning þarf að beita ýmsum stillingum sem fjallað verður um síðar.

Step 1. Töframaðurinn mun biðja þig um að velja skráartegund - eins og þú gætir giska á, þá verður það "með skiljum" (á ensku - afmarkað), og línuna sem efnisflutningurinn mun hefjast frá - líklega þarftu að byrja með skilmálar 1ef þú vilt ekki flytja aðeins hluta af efninu. Glugginn hér að neðan mun sýna fyrstu línurnar úr völdu skjali.

Step 2. Nú þarftu að skilja hver er notaður skilju (það gæti verið fleiri en einn) í skránni og tilgreindu þennan staf í Masters. Það hefur möguleika til að velja úr stöðluðum afmörkum, en ef óvenjulegur stafur er notaður í skjalinu geturðu valið Annað og sláðu inn viðkomandi staf. Í skránni sem notuð var fyrir sýnikennsluna eru afmörkunin − komma и Tab. Kommur aðgreina hólfa með vörueiginleikum, svo sem raðnúmeri og fjölda seldra eintaka, og flipar aðgreina eina vöru frá annarri - upplýsingar um hverja fyrir sig verða að byrja á nýrri línu.

Það er líka nauðsynlegt að skilgreina og tilgreina textaskil. Þetta er stafur sem er settur fyrir og eftir hvern texta sem verður að vera staðsettur í einum reit. Þökk sé afmörkunarmerkinu er litið á hvern slíkan hluta sem sérstakt gildi, jafnvel þótt inni í því séu stafir valdir til að aðgreina gildin. Í skjalinu okkar er hvert gildi rammað inn með gæsalöppum - þess vegna, jafnvel þótt það innihaldi kommu (til dæmis, "byrjun, síðan áfram"), verður allur texti þess settur í einn reit, en ekki í tvo samfellda.

Skref 3. Hér er nóg að skoða forskoðunina og ef hún sýnir enga óviðunandi galla, smelltu Ljúka. Það getur gerst að sum gildin verði ekki aðskilin með einum skilju, heldur nokkrum, þar af leiðandi munu frumur án gilda birtast á milli þeirra. Til að koma í veg fyrir að þetta gerist skaltu velja gátreitinn Farðu með samfellda afmörkun sem eina.

5. Veldu áfangaslóðina (það getur verið nýtt blað eða núverandi blað) og smelltu OKtil að ljúka innflutningsferlinu.

Þú getur líka smellt á efni — það eru aðrir möguleikar. Til dæmis geturðu sniðið efni, sérsniðið álagningu og hvernig upplýsingar eru uppfærðar.

Stundum er langt frá því að búast við niðurstöðu umbreytingarinnar. Hvernig hægt er að breyta þessari niðurstöðu verður fjallað um í næsta kafla greinarinnar.

Vandamál við umbreytingu og lausnir þeirra

Í allan þann tíma sem CSV sniðið hefur verið til hefur enginn nennt að skjalfesta það opinberlega. Þess vegna, þó að gert sé ráð fyrir að nota eigi kommur til að aðgreina gildi, nota mismunandi gagnagrunnar í raun mismunandi skilgreinar - semíkommur, flipar og fleira.

Textaafmörk geta líka verið mismunandi - oftast eru þau annað hvort gæsalappir eða bætapöntunarmerki. Það eru kannski engin afmörkun – þá er stafurinn sem notaður er sem skilur alltaf litinn sem slíkur (þá er það yfirleitt ekki kommu – það er notað of oft í textanum – heldur annar, sjaldgæfari stafur).

Óstaðlaðar skrár opnast hugsanlega ekki rétt – til þess að þær sjáist eins og þær eiga að gera þarf að breyta stillingum tölvunnar eða opnunarforritsins. Við skulum sjá hvaða erfiðleikar eru og hvaða lausnir eru til fyrir þá.

Skráin opnast ekki rétt

Sönnun. Allt innihald skjalsins er sett í fyrsta dálkinn.

Orsök. Skjalið notar staf sem afmörkun sem er ekki tilgreindur sem slíkur í tölvustillingum, eða er frátekið fyrir aðra aðgerð. Til dæmis getur kommu verið frátekin til að aðgreina tugabrot í tölu, og getur því ekki aðskilið gildi í skrá.

lausnir. Það eru mismunandi leiðir til að leysa þetta vandamál:

1. Breyttu aðskilnaðarstafnum í skjalinu sjálfu. Opnaðu það í Notepad eða álíka ritstjóra og í upphafslínunni (tóm, öll gögn ættu að vera í línunum hér að neðan), sláðu inn eftirfarandi texta:

• til að breyta skilrúmi í kommu: september
• til að breyta í semíkommu: sep=;

Önnur persóna skrifuð eftir sep = í upphafslínunni, verður einnig afmörkun.

2. Skiljustafinn sem notaður er í skránni er einnig hægt að tilgreina í Excel sjálfu. Í útgáfum 2016, 2013 eða 2010, til þess þarftu að opna flipann Gögn og veldu „Texti eftir dálkum“ í hóp“Vinna með gögn“.

Þetta mun opna gluggann "Töframenn til að dreifa texta í dálka“. Þar, af fyrirhuguðum gagnasniðum, þarftu að velja þau með skiljum. Þá þarf að ýta á Næstu og eftir að hafa valið afmörkun, Ljúka.

3. Til að opna skjal sjálfkrafa með Innflutningshjálp, og ekki bara í Excel blaði, endingunni er hægt að breyta úr .csv í .txt. AT Masters það er hægt að tilgreina hvaða staf sem er sem skilju - hvernig á að gera þetta, greinin útskýrði áðan.
4. Notaðu VBA. Þú getur notað td. – hann hentar fyrir Excel 2000 eða 2003. Hægt er að breyta kóðanum þannig að hann henti fyrir aðrar útgáfur.

Lausnirnar sem kynntar eru hér að ofan eru hannaðar fyrir einstök skjöl, stillingar sem eru frábrugðnar þeim venjulegu. Þessar röð aðgerða verður að beita fyrir hverja skrá sem opnast ekki rétt. Ef flest skjölin opnast ekki rétt er kannski besta lausnin að breyta stillingum tölvunnar – það er fjallað um það í fimmtu lausninni.

5. Breyttu skilrúmi og aukastaf í tölvustillingum

В Stjórnborð, kallaður af hnappinum Home, veldu „Auka valkostir“ af listanum“Svæðastaðlar“. Eftir að smellt hefur verið birtist gluggiFormat stilling“ – í henni geturðu valið “Listaskilari“ og skiljuna fyrir heiltölu og brothluta tölunnar. Ef skrárnar krefjast kommu sem afmörkunarmerki skaltu fyrst stilla punktinn sem aukastaf. Það gæti reynst öfugt - þú þarft semíkommu sem skiljustaf. Síðan fyrir brot geturðu skilið eftir hvaða merki sem er, þetta mun ekki valda átökum.

Þegar öllum stillingum er lokið skaltu smella á OK á báðum opnu gluggunum tveimur – þeir lokast og breytingarnar verða vistaðar. Hafðu í huga að þau virka núna fyrir öll forrit í tölvunni.

Fjarlægðu fremstu núll

Skrá. Sum gildin í frumskjalinu eru tölur sem byrja á núllum sem eru ekki aðskilin með brotamerki (til dæmis dulmál og kóðar með föstum tölustöfum, innskráningar og lykilorð, mælingar og mælitæki). Í Excel hverfa núllin í upphafi slíkra talna. Ef þú breytir skránni og vistar hana síðan sem Excel vinnubók er ekki lengur hægt að finna í þessari vinnubók hvar þessar tölur með núll voru.

Orsök. Excel hefur aðskilin snið fyrir texta og tölur. Í textaskrám er enginn slíkur aðskilnaður og því úthlutar Excel sniðinu General á öll gildi. Það þýðir að texti er sýndur sem texti og tölur án stafrófsstafa eru birtar sem tala sem getur ekki byrjað á núllum.

lausn. Breyttu viðbótinni í .txt til að virkja innflutningshjálpina þegar þú opnar skjalið. Þegar þú kemur að skrefi 3 skaltu breyta sniði dálka með tölum sem byrja á núllum í texta.

Sum gildin líta út eins og dagsetningar

Skrá. Dagsetningar sýna gildi sem eru upphaflega venjulegur texti eða tölur.

Orsök. Almennt snið felur í sér að breyta gildum í dagsetningar sem líkjast þeim fyrir Excel. Ef CSV skjalið inniheldur eitt gildi eins og maí12, þá birtist það í Excel blaðinu sem dagsetning.

lausn. Svipað og í fyrra tilvikinu. Breyttu viðbótinni í .txt, í Masters breyta sniði gilda sem breytt er í dagsetningar í texta.

Ef þú vilt þvert á móti birta innihald ákveðins dálks sem dagsetningar skaltu stilla sniðið fyrir það dagsetning. Það eru nokkrar gerðir af dagsetningarsniði, svo veldu það sem þú þarft af listanum.

Hvernig á að flytja inn margar CSV skrár í Excel

Excel getur opnað margar CSV skrár í einu.

1. Press Skrá> Opna og veldu valkostinn Textaskrár úr fellilistanum hér að neðan.
2. Til að velja margar skrár hlið við hlið, veldu fyrst þá fyrstu og smelltu síðan Shift og smelltu á þann síðasta. Til viðbótar við valdar skrár verða allar skrár þar á milli valdar.
3. Smellur Opna.

Ókosturinn við þessa aðferð er að hver valin skrá verður opnuð sérstaklega í Excel. Að flytja úr einu skjali í annað getur aukið tímakostnað. Hins vegar er þá hægt að afrita innihald þeirra allra í blöð í sömu vinnubók.

Skýringin var þó löng, nú munt þú geta opnað hvaða CSV skrá sem er í Excel án mikilla erfiðleika. Ef eitthvað virðist óskiljanlegt við fyrstu sýn skaltu bara fylgja skrefunum sem tilgreind eru og allt verður ljóst.