Efnisyfirlit
Stundum getur verið erfitt að samræma tímalínur verkefna fljótt og vel. Myndræn framsetning á verkefnafresti og tímamótum mun hjálpa til við að bera kennsl á flöskuhálsa við skipulagningu.
Auðvitað er rétt að huga að notkun verkefnastjórnunarkerfa. Slíkt kerfi mun sýna upphafs- og lokatíma verkefna gegn almennum bakgrunni. En svona kerfi eru frekar dýr! Önnur lausn er að prófa að nota Excel tímalínu súluritið þegar þú ætlar að sjá alla átökin í verkefninu. Samstarf við teymið og sérfræðinga frá þriðja aðila verður miklu auðveldara ef hægt er að sjá aðgerðir allra á sama blaði!
Því miður er ekki auðvelt verkefni að búa til tímalínu í Microsoft Excel. Ég myndi ekki mæla með því að byggja flókið Gantt-rit í Excel, en einfalda tímalínu er hægt að búa til með því að fylgja skref-fyrir-skref leiðbeiningunum okkar:
Skref 1: Undirbúðu gögnin
Til að byrja með þurfum við gagnatöflu, í vinstri dálki sem (dálkur А) inniheldur öll verkheitin og dálkarnir tveir til hægri eru fráteknir fyrir upphafsdag og lengd verkefnisins (dálkar В и С).
Skref 2: Búðu til töflu
Auðkenndu tilbúnu gagnatöfluna og síðan á flipann Setja (Setja inn) í kafla Skýringar (Charts) smelltu Stjórnað staflað (Staflað bar).
Skref 3: Settu gögn á töfluna á réttan hátt
Þetta skref er alltaf erfiðast, þar sem töfluna er upphaflega teiknuð með réttum gögnum á röngum stöðum, ef þau gögn hafa einhvern tíma komið fram á töflunni!
Smelltu á hnappinn Veldu gögn (Veldu Gögn) flipann Framkvæmdaaðili (Hönnun). Athugaðu hvað er á svæðinu Legend atriði (raðir) (Legend Entries (Series)) tveir þættir eru skrifaðir - lengd (Duration) og upphafsdagur (Start Date). Það ættu aðeins að vera þessir tveir þættir.
Leyfðu mér að giska. Hafa allar upplýsingar færst eða færst til hliðar? Við skulum laga það.
Til að leiðrétta gögnin þín, smelltu á Bæta við (Bæta við) eða Breyta (Breyta) á svæðinu Legend atriði (raðir) (Legend Entries (Sería)). Til að bæta við upphafsdagsetningu skaltu tilgreina reit B1 á vellinum Röð nafn (Series Name), og á reitnum Gildin (Series Values) – svið B2:B13. Á sama hátt geturðu bætt við eða breytt tímalengd verkefna (Duration) – í reitnum Röð nafn (Series Name) tilgreindu reit C1, og á sviði Gildin (Series Values) – svið C2:C13.
Smelltu á hnappinn til að snyrta flokkana Breyta (Breyta) á svæðinu Lárétt ásmerki (flokkar) (Lárétt (flokkur) ásmerki). Gagnasviðið ætti að tilgreina hér:
=Лист3!$A$2:$A$13
=Sheet3!$A$2:$A$13
Á þessum tímapunkti ætti grafið að líta út eins og staflað graf með verkheiti á lóðrétta ásnum og dagsetningum á lárétta ásnum.
Skref 4: Að breyta niðurstöðunni í Gantt mynd
Allt sem á eftir að gera er að breyta fyllingarlitnum lengst til vinstri á öllum línuritssúlunum sem myndast í annað hvort hvítt eða gegnsætt.
★ Lestu meira um að búa til Gantt töflu í greininni: → Hvernig á að búa til Gantt töflu í Excel – skref fyrir skref leiðbeiningar
Skref 5: Bætt útlit myndarinnar
Lokaskrefið er að gera skýringarmyndina fallegri svo hægt sé að senda hana til stjórnanda. Athugaðu lárétta ásinn: aðeins verktímastikurnar ættu að vera sýnilegar, þ.e. við þurfum að fjarlægja tóma plássið sem birtist í fyrra skrefi. Hægrismelltu á lárétta ás töflunnar. Spjaldið mun birtast Ásfæribreytur (Axis Options), þar sem þú getur breytt lágmarksgildi ássins. Sérsníddu litina á Gantt-töflustikunum, stilltu eitthvað áhugaverðara. Að lokum, ekki gleyma titlinum.
Tímalína í Excel (Gantt graf) er hægt að nota í ýmsum tilgangi. Stjórnendur munu örugglega kunna að meta að þú getur búið til slíka áætlun án aukakostnaðar við að kaupa dýran verkefnastjórnunarhugbúnað!