Hefur þú einhvern tíma búið til flæðirit fyrir skjal eða viðskiptaferli? Sum fyrirtæki kaupa dýran sérhæfðan hugbúnað sem getur búið til flæðirit með nokkrum músarsmellum. Önnur fyrirtæki velja aðra leið: þau nota tæki sem þau hafa nú þegar og starfsmenn þeirra vita hvernig á að vinna í. Ég held að þú hafir giskað á að við séum að tala um Microsoft Excel.
Gera áætlun
Tilgangur flæðirits er að sýna rökrétta uppbyggingu atburða sem verða að gerast, ákvarðanir sem þarf að taka og afleiðingar þeirra ákvarðana. Þess vegna verður án efa auðveldara að búa til flæðirit ef þú tekur þér fyrst nokkrar mínútur til að koma hugsunum þínum í lag. Flæðirit sem samanstendur af sóðalegum, illa ígrunduðum skrefum mun koma að litlu gagni.
Gefðu þér því nokkrar mínútur til að skrifa minnispunkta. Það er sama á hvaða sniði, aðalatriðið er að skrifa niður hvert skref ferlisins og laga hverja ákvörðun með mögulegum afleiðingum.
Sérsníða hluti
Fyrir hvert yfirlitsskref skaltu bæta flæðiritsþáttum við Excel.
- Á Advanced flipanum Setja (Setja inn) smelltu tölur (Lögun).
- Opnaði listanum yfir tölur er skipt í meginhópa. Skrunaðu niður að hópnum Blokkmynd (Flæðirit).
- Veldu þátt.
- Til að bæta texta við frumefni skaltu hægrismella á hann og velja Breyta texta (Breyta texta).
- Á Advanced flipanum Framework (Format) Valmyndarborði Veldu stíl og litasamsetningu fyrir hlutinn.
Þegar þú ert búinn með einn þátt skaltu bæta við næsta þætti fyrir næsta atriði fyrirhugaðrar byggingar, síðan næsta, og svo framvegis þar til öll uppbyggingin birtist á skjánum.
Gefðu gaum að lögun hvers flæðiritsþáttar. Eyðublaðið segir lesandanum hvaða aðgerð er framkvæmd í hverju skrefi uppbyggingarinnar. Mælt er með því að öll eyðublöð séu notuð í samræmi við almennt viðurkenndan tilgang þar sem óhefðbundin notkun eyðublaða getur ruglað lesendur.
Hér eru nokkrar af algengustu hlutunum:
- Upphaf eða lok flæðirits:
- Verkflæði, aðferð sem fylgja skal:
- Forskilgreint ferli, eins og endurnotanleg undirrútína:
- Gagnagrunnstafla eða annar gagnagjafi:
- Að taka ákvörðun, svo sem að meta hvort fyrra ferli hafi verið rétt framkvæmt. Tengilínurnar sem koma frá hverju horni tígulsins samsvara mismunandi mögulegum lausnum:
Skipuleggðu þættina
Eftir að allir þættir eru settir inn á blaðið:
- Til að raða þáttum í jafnan dálk skaltu velja nokkra þætti með því að smella á þá með músartakkanum inni Shift, síðan á flipanum Framework (Format) smelltu Jöfnunarmiðstöð (Setja miðja).
- Til að fínstilla bilið á milli margra þátta, veldu þá og á flipanum Framework (Format) smelltu Dreifið lóðrétt (Dreifa lóðrétt).
- Gakktu úr skugga um að stærðir þátta séu þær sömu. Gerðu alla þætti í sömu hæð og breidd til að flæðiritið þitt líti fallega og fagmannlega út. Hægt er að stilla breidd og hæð frumefnisins með því að slá inn viðeigandi gildi í viðeigandi reiti á flipanum Framework (Format) Valmyndarborðar.
Settu upp tengilínur
Á Advanced flipanum Setja (Setja inn) smelltu tölur (Form) og veldu beina ör eða stall með ör.
- Notaðu beina ör til að tengja saman tvo þætti sem eru í beinni röð.
- Notaðu örvarnarkant þegar þarf að bogna tengið, til dæmis ef þú vilt fara aftur í fyrra skref eftir ákvörðunarþátt.
Frekari aðgerðir
Excel býður upp á marga viðbótarþætti til að búa til flæðirit og endalaust úrval af sérhannaðar sniðvalkostum. Ekki hika við að gera tilraunir og prófa alla tiltæka valkosti!