Efnisyfirlit
Tímastjórnun «Með vinnunni sem ég hef og ég er föst á gagnslausum fundi»
Hagfræðingurinn Pilar Lloret útskýrir á «30 mínútna fundum» hvernig hægt er að hámarka þessar vinnutímar sem mest
Ef þér er tilkynnt um nýjan fund í vinnunni þá hrýtur þú af kæruleysi og uppgjöf, þá er eitthvað að. Þessir vinnutímar ættu að vera tæki til að bæta faglegt starf okkar og oft verða þeir tímasóun.
Þetta ástand - miklu algengara en það virðist - var það sem hvatti hagfræðinginn Pilar Lloret, sérhæft sig í viðskiptum og áhættugreiningu, til að skrifa «30 mínútna fundur», bók þar sem hann, með skýrum leiðbeiningum og ráðleggingum, leggur til leið til að auka skilvirkni þessara funda og uppfylla þannig markmið sitt.
Við ræddum við höfundinn og spurðum hana að lyklunum til að hætta að sóa tíma og nýta þá fundi sem við neyðumst til að mæta á:
Hvers vegna er skipulag svona mikilvægt þegar fundur er skipulagður?
Ef við höfum ekki góða skipulagningu og skipulag þá verða markmiðin ekki skýr, né atriði sem á að ræða, né tímann sem er í boði ... Þess vegna munum við stjórnlaus lengd og við munum ekki mæta væntingum þátttakenda. Við gætum orðið svekkt og það verður sóun á tíma allra.
Hvaða neikvæð áhrif getur fundur haft sem er illa skipulagður og þar sem tilætluðum tilgangi er ekki náð?
Til viðbótar við kostnaðinn í efnahagslegu tilliti, að mæta illa skipulagðir fundir og þar sem engin niðurstaða næst eftir 90, 60 eða 30 mínútur, skapar neikvæð skynjun og hugleysi meðal fundarmanna. Og ef þetta ástand heldur áfram er auðvelt að með tímanum verðum við stressuð að hugsa „með því starfi sem ég hef og ég þarf að mæta á gagnslausan fund.“
Það hefur einnig neikvæð áhrif á skoðun þátttakenda gagnvart skipuleggjandanum, sem í flestum tilfellum er yfirleitt yfirmaður.
Hvers vegna er 30 mínútur besti tíminn meðan fundur stendur?
30 mínútur er áskorunin sem ég legg fyrir í bókinni út frá eigin reynslu af því að skipuleggja fundi sem virka. Augljóslega það eru fundir sem munu þurfa meiri tíma, aðrir þar sem markmið þitt er hægt að taka jafnvel með minna, og auðvitað er hægt að skipta um 30 eða jafnvel 60 mínútur af fundinum sjálfum til dæmis fyrir til dæmis hringingu eða tölvupóst.
Hvernig virkar mynd ákvarðanatakans sem þú talar um í bókinni?
Þegar við tölum um þátttakendur 30 mínútna fundar hlýtur að vera ljóst að tilvalin tala ætti ekki að fara yfir hámark fimm manns. Og val þitt verður að vera rétt. Við getum greint á milli stjórnenda, umsjónarmanns, ritara (þær geta verið sami maðurinn) og þátttakenda. Í grundvallaratriðum er ákvörðunartaka á 30 mínútna fundi og að hámarki fimm manns samhljóða og ætti ekki að valda átökum.
Hvernig eigum við að skipuleggja fund til að gera hann eins skilvirkan og mögulegt er?
Við getum dregið saman í fimm punktum hvernig á að skipuleggja fundinn á eftirfarandi hátt. Sú fyrsta væri skilgreina markmiðið og tilætluð niðurstaða fundarins. Sekúndan, velja rétta þátttakendur. Þriðja er skipuleggja fundinn; Gerðu meðal annars dagskrána, veldu staðinn, upphafstíma og lengd og sendu þau með lykilskjölum fundarins til áhugamanna um nægan tíma svo þeir geti undirbúið hann.
Í fjórða lagi verðum við að taka tillit til uppbygging hönnunar fundanna, það er að segja starfsreglurnar og auðvitað hvernig þær 30 mínútur sem fundurinn varir eru byggðar upp eftir innihaldi. Að lokum er mikilvægt að gera a fundur eftirfylgni. Gakktu úr skugga um að allir þátttakendur séu meðvitaðir um þá samninga sem gerðir eru og, ef eitthvað þarf að framkvæma, hvaða verkefni eru falin hverjum og hverjum