Hvernig á að finna og fjarlægja afrit í Excel. 5 aðferðir til að finna og fjarlægja afrit í Excel

Það er ekkert leyndarmál að í Excel þarf oft að vinna með stórar töflur sem innihalda mikið magn upplýsinga. Jafnframt getur slíkt magn upplýsinga við vinnslu valdið bilunum eða röngum útreikningum þegar notaðar eru ýmsar formúlur eða síun. Þetta finnst sérstaklega þegar þú þarft að vinna með fjárhagsupplýsingar.

Þess vegna, til þess að einfalda vinnuna með slíkum fjölda upplýsinga og útiloka möguleikann á villum, munum við greina nákvæmlega hvernig á að vinna með línur í Excel og nota þær til að fjarlægja afrit. Það kann að hljóma flókið, en að átta sig á því er í raun frekar einfalt, sérstaklega þegar það eru allt að fimm aðferðir til að vinna með að finna og fjarlægja afrit.

Aðferð 1: Fjarlægðu tvíteknar línur handvirkt

Fyrsta skrefið er að íhuga að nota einföldustu leiðina til að takast á við afrit. Þetta er handvirka aðferðin, sem felur í sér að nota „Gögn“ flipann:

1. Fyrst þarftu að velja allar frumur töflunnar: Haltu inni LMB og veldu allt svæði frumanna.
2. Efst á tækjastikunni þarftu að velja hlutann „Gögn“ til að fá aðgang að öllum nauðsynlegum verkfærum.
3. Við skoðum vandlega tiltæk tákn og veljum þann sem hefur tvo dálka af frumum máluð í mismunandi litum. Ef þú sveimar yfir þetta tákn mun nafnið „Eyða afritum“ birtast.
4. Til að nota allar breytur þessa hluta á áhrifaríkan hátt er nóg að vera varkár og taka tíma þinn með stillingunum. Til dæmis, ef taflan er með „haus“, vertu viss um að fylgjast með hlutnum „Mín gögn innihalda hausa“, það verður að athuga það.

5. Næst kemur gluggi sem sýnir upplýsingar eftir dálkum. Þú þarft að velja dálkana sem þú vilt athuga með afrit. Best er að velja allt til að lágmarka tökur sem sleppt er.

6. Þegar allt er tilbúið skaltu athuga merktu upplýsingarnar aftur og smella á OK.
7. Excel mun sjálfkrafa greina valda frumur og fjarlægja alla samsvarandi valkosti.
8. Eftir fulla athugun og afrit af töflunni birtist gluggi í forritinu þar sem skilaboð um að ferlinu sé lokið og upplýsingar um hversu mörgum samsvarandi línum var eytt.

Þú þarft bara að smella á "OK" og þú getur gert ráð fyrir að allt sé tilbúið. Framkvæmdu hverja aðgerð vandlega og niðurstaðan mun örugglega ekki valda þér vonbrigðum.

Aðferð 2: Fjarlægja tvítekningar með snjallborði

Nú skulum við líta nánar á aðra gagnlega aðferð til að fjarlægja afrit, sem byggir á notkun „snjallborðs“. Það er nóg að fylgja þessum ráðleggingum:

1. Fyrst af öllu skaltu velja alla töfluna sem þú vilt nota snjallt sjálfvirkt upplýsingavinnslualgrím.

2. Notaðu nú tækjastikuna, þar sem þú þarft að velja „Heim“ hlutann og finndu síðan „Format as Table“. Þetta tákn er venjulega staðsett í „Stílar“ undirkaflanum. Það er eftir að nota sérstaka niður örina við hlið táknsins og velja stíl borðhönnunarinnar sem þér líkaði best.

3. Þegar allt er gert á réttan hátt birtast viðbótarskilaboð um að forsníða töfluna. Það tilgreinir sviðið sem Smart Table aðgerðin verður notuð fyrir. Og ef þú hefur áður valið nauðsynlegar frumur, þá verður svið sjálfkrafa gefið til kynna og þú þarft aðeins að athuga það.

4. Það er aðeins eftir að byrja að leita og fjarlægja frekar afritaðar línur. Til að gera þetta þarftu að taka fleiri skref:
   • setja bendilinn á handahófskennda töflureit;
   • á efstu tækjastikunni, veldu hlutann „Borðhönnun“;
   • við erum að leita að tákni í formi tveggja dálka af frumum með mismunandi lit, þegar þú sveimar yfir þá mun áletrunin „Eyða afritum“ birtast;
   • fylgdu skrefunum sem við tilgreindum í fyrstu aðferðinni eftir að hafa notað tiltekið tákn.

Taktu eftir! Þessi aðferð hefur einstaka eiginleika - þökk sé henni verður hægt að vinna með töflur af mismunandi sviðum án nokkurra takmarkana. Sérhvert valið svæði meðan unnið er með Excel verður vandlega greint með tilliti til afrita.

Aðferð 3: Notkun síu

Nú skulum við gefa gaum að sérstakri aðferð sem gerir þér kleift að fjarlægja ekki afrit af borðinu, heldur einfaldlega fela þær. Reyndar gerir þessi aðferð þér kleift að forsníða töfluna á þann hátt að ekkert truflar frekari vinnu þína með töfluna og það er hægt að sjónrænt fá aðeins viðeigandi og gagnlegar upplýsingar. Til að framkvæma það þarftu bara að fylgja þessum skrefum:

1. Fyrsta skrefið er að velja alla töfluna sem þú ætlar að vinna í til að fjarlægja afrit.
2. Farðu nú í "Gögn" hlutann og farðu strax í "Sía" undirkafla.

3. Skýrt merki um að sían hafi verið virkjuð eru sérstakar örvar í haus töflunnar, eftir það er nóg fyrir þig að nota þær og gefa til kynna upplýsingar um afrit (til dæmis orð eða tilnefningu í leitinni) .

Þannig geturðu strax síað út allar afritanir og framkvæmt viðbótaraðgerðir með þeim.

Háþróuð sía til að finna afrit í Excel

Það er önnur leið til að nota síur í Excel, til þess þarftu:

1. Framkvæmdu öll skref fyrri aðferðarinnar.
2. Í verkfærakistuglugganum, notaðu „Advanced“ táknið, sem er staðsett við hliðina á sömu síu.

3. Eftir að þú hefur notað þetta tákn þarftu bara að borga eftirtekt til háþróaða stillingagluggans. Þetta háþróaða verkfærasett gerir þér kleift að kynnast fyrstu upplýsingum:
   • fyrst ættir þú að athuga tilgreint svið töflunnar þannig að það passi við það sem þú bentir á;
   • vertu viss um að haka í reitinn „Aðeins einstakar færslur“;
   • þegar allt er tilbúið er bara að smella á „Í lagi“ hnappinn.

4. Þegar öllum ráðleggingum hefur verið sinnt er allt sem þú þarft að gera að kíkja á töfluna og ganga úr skugga um að afrit séu ekki lengur birt. Þetta verður strax sýnilegt ef þú skoðar upplýsingarnar neðst til vinstri, sem endurspegla fjölda lína sem birtast á skjánum.

Mikilvægt! Ef þú þarft að skila öllu í upprunalegt form, þá er það eins einfalt og mögulegt er að gera þetta. Það er nóg að hætta við síuna með því að framkvæma svipaðar aðgerðir og tilgreindar voru í aðferðaleiðbeiningunum.

Aðferð 4: Skilyrt snið

Skilyrt snið er sérstakt verkfærasett sem er notað til að leysa mörg vandamál. Þú getur notað þetta tól til að finna og fjarlægja afrit í töflu. Til að gera þetta þarftu að gera eftirfarandi:

1. Eins og áður þarftu fyrst að velja frumur töflunnar sem þú ætlar að forsníða.
2. Nú ættir þú að fara á „Heim“ flipann og finna sérstaka „Skilyrt snið“ táknið, sem er staðsett í „Stílar“ undirkaflanum.

3. Eftir að þú hefur lokið skrefunum muntu hafa aðgang að glugga sem kallast „Reglur fyrir frumuval“, þá þarftu að velja hlutinn „Afrit gildi“.

4. Vertu viss um að fylgjast með sniðstillingunum, þær ættu að vera óbreyttar. Það eina sem hægt er að breyta er litakóðunin í samræmi við óskir þínar. Þegar allt er tilbúið geturðu smellt á „Í lagi“.

5. Þökk sé slíkum aðgerðum geturðu auðkennt allar afritanir í öðrum lit og byrjað að vinna með þær í framtíðinni.

Attention! Helsti ókosturinn við þessa aðferð er að þegar slík aðgerð er notuð eru algerlega öll sömu gildi merkt, og ekki aðeins þeir valkostir þar sem allur strengurinn passar. Það er þess virði að muna þennan blæbrigði til að forðast vandamál með sjónskynjun og skilja nákvæmlega hvernig á að bregðast við og hvað á að borga eftirtekt til.

Aðferð 5: Formúla til að fjarlægja tvíteknar raðir

Þessi aðferð er sú erfiðasta af öllum á listanum, þar sem hún er eingöngu ætluð þeim notendum sem skilja virkni og eiginleika þessa forrits. Eftir allt saman, aðferðin felur í sér notkun flókinna formúlu. Það lítur svona út: =ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(адрес_столбца;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(адрес_шапки_столбца_дубликатов:адрес_шапки_столбца_дубликатов(абсолютный);адрес_столбца;)+ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(адрес_столбца;адрес_столбца;)>1;0;1);0));»»). Nú þarftu að ákveða hvernig nákvæmlega á að nota það og hvar á að nota það:

1. Fyrsta skrefið er að bæta við nýjum dálki sem verður eingöngu tileinkaður afritum.

2. Выделите верхнюю ячейку и введите в нее FORMулу: =ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(A2:A90;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(E1:$E$1;A2:A90)+ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(A2:A90;А2:А90)>1;0;1);0));»»).
3. Veldu nú allan dálkinn fyrir afrit án þess að snerta hausinn.

• Settu bendilinn í lok formúlunnar, farðu bara varlega með þetta atriði, þar sem formúlan er ekki alltaf vel sýnileg í reitnum, þá er betra að nota efstu leitarstikuna og skoða vandlega rétta staðsetningu bendilsins.
• Eftir að bendilinn hefur verið stilltur verður þú að ýta á F2 hnappinn á lyklaborðinu.
• Eftir það þarftu að ýta á takkasamsetninguna "Ctrl + Shift + Enter".

4. Þökk sé aðgerðunum sem gerðar eru, verður hægt að fylla formúluna rétt með nauðsynlegum upplýsingum úr töflunni.

Finndu samsvörun með Find skipuninni

Nú er það þess virði að íhuga annan áhugaverðan möguleika til að finna afrit. Sérstaklega fyrir slíka aðferð þarftu aðra formúlu sem lítur svona út: =COUNTIF(A:A, A2)>1.

Viðbótarupplýsingar! Í þessari formúlu þýðir A2 merki fyrsta reitsins frá svæðinu þar sem þú ætlar að leita. Um leið og formúlan er slegin inn í fyrsta reitinn geturðu dregið gildið og fengið þær upplýsingar sem þú þarft. Þökk sé slíkum aðgerðum verður hægt að dreifa upplýsingum í „TRUE“ og „FALSE“. Og ef þú þarft að leita á takmörkuðu svæði, merktu þá leitarsviðið og vertu viss um að tryggja þessar merkingar með $ merki, sem mun staðfesta skuldbindinguna og gera það að grunni.

Ef þú ert ekki ánægður með upplýsingarnar í formi „TRUE“ eða „FALSE“, þá mælum við með því að nota eftirfarandi formúlu, sem byggir upp upplýsingarnar: =IF(COUNTIF($A$2:$A$17, A2)>1;“Tvítekið“;“Einstakt“). Rétt framkvæmd allra aðgerða mun gera þér kleift að fá allar nauðsynlegar aðgerðir og fljótt að takast á við fyrirliggjandi afrit upplýsingar.

Hvernig á að nota snúningstöflu til að finna afrit

Önnur aðferð til að nota aðgerðir Excel til að finna afrit er PivotTable. Það er satt, til að nota það þarftu samt grunnskilning á öllum aðgerðum forritsins. Hvað helstu aðgerðir varðar líta þær svona út:

1. Fyrsta skrefið er að búa til töfluskipulag.
2. Þú verður að nota sama reit og upplýsingar fyrir strengi og gildi.
3. Valin samsvörunarorð verða grundvöllur sjálfvirkrar talningar á afritum. Bara ekki gleyma því að grunnurinn að talningaraðgerðinni er „COUNT“ skipunin. Fyrir frekari skilning, hafðu í huga að öll gildi sem fara yfir gildið 1 verða afrit.

Gefðu gaum að skjáskotinu sem sýnir dæmi um slíka aðferð.

Helstu aðgreiningaratriði þessarar aðferðar er skortur á formúlum. Það er hægt að nota það á öruggan hátt, en fyrst ættir þú að kynna þér eiginleika og blæbrigði notkunar snúningstöflu.

Niðurstaða

Nú hefur þú allar nauðsynlegar upplýsingar um aðferðir við að leita og fjarlægja afrit, og þú hefur einnig ráðleggingar og ráð sem hjálpa þér að leysa vandamálið fljótt.