Hvernig á að búa til Gantt töflu í Excel?

Ef þú ert beðinn um að nefna þrjá mikilvægustu íhluti Microsoft Excel, hverja myndir þú nefna? Líklegast eru blöð þar sem gögn eru færð inn á, formúlur sem eru notaðar til að framkvæma útreikninga og töflur þar sem hægt er að sýna gögn af öðrum toga á myndrænan hátt.

Ég er viss um að sérhver Excel notandi veit hvað graf er og hvernig á að búa það til. Hins vegar er til tegund af töflu sem er hulin óskýrleika fyrir marga - Gantt töflu. Þessi fljótlegi leiðarvísir mun útskýra helstu eiginleika Gantt töflu, segja þér hvernig á að búa til einfalt Gantt töflu í Excel, segja þér hvar á að hlaða niður háþróuðum Gantt töflusniðmátum og hvernig á að nota verkefnastjórnun netþjónustu til að búa til Gantt töflur.

• Hvað er Gantt Chart?
• Hvernig á að búa til Gantt töflu í Excel?
• Sniðmát fyrir Gantt töflur

Hvað er Gantt Chart?

Gantt töflu nefnt eftir Henry Gantt, bandarískum verkfræðingi og stjórnunarráðgjafa sem kom með skýringarmyndina árið 1910. Gantt-ritið í Excel táknar verkefni eða verkefni sem fall af láréttum súluritum. Gantt grafið sýnir sundurliðaða uppbyggingu verkefnisins (upphafs- og lokadagsetningar, ýmis tengsl verkefna innan verkefnisins) og hjálpar þannig til við að stjórna framkvæmd verkefna í tíma og í samræmi við fyrirhugaða viðmiðun.

Hvernig á að búa til Gantt mynd í Excel 2010, 2007 og 2013

Því miður býður Microsoft Excel ekki upp á innbyggt Gantt-ritsniðmát. Hins vegar geturðu búið til einn sjálfur með því að nota súluritsvirknina og smá snið.

Fylgdu þessum skrefum vandlega og það mun ekki taka meira en 3 mínútur að búa til einfalt Gantt töflu. Í dæmunum okkar erum við að búa til Gantt töflu í Excel 2010, en það sama er hægt að gera í Excel 2007 og 2013.

Skref 1. Búðu til verkefnatöflu

Fyrst af öllu munum við setja verkefnisgögnin inn í Excel blað. Skrifaðu hvert verkefni á sérstaka línu og byggðu sundurliðunaráætlun verks með því að tilgreina byrja dagsetningu (Upphafsdagur), útskrift (lokadagsetning) og lengd (Tímalengd), það er fjöldi daga sem það tekur að klára verkefnið.

Ábending: Aðeins dálkarnir eru nauðsynlegir til að búa til Gantt töflu Upphafsdagur и Lengd. Hins vegar, ef þú býrð líka til dálk Loka dagsetning, þá geturðu reiknað út lengd verkefnisins með einfaldri formúlu, eins og sést á myndinni hér að neðan:

Skref 2. Búðu til venjulegt Excel súlurit byggt á „Start date“ dálkgagnagrunninum

Byrjaðu að byggja Gantt töflu í Excel með því að búa til einfalt staflað súlurit:

• Merktu svið Byrja dagsetningar ásamt dálkafyrirsögninni, í okkar dæmi er það það B1:B11. Það er nauðsynlegt að velja aðeins frumur með gögnum, en ekki allan dálk blaðsins.
• Á Advanced flipanum Setja (Setja inn) undir Myndrit, smelltu Settu inn súlurit (Bar).
• Í valmyndinni sem opnast, í hópnum Ráðið (2-D Bar) smelltu Stjórnað staflað (Staflað bar).

Þess vegna ætti eftirfarandi graf að birtast á blaðinu:

Athugaðu: Sumar aðrar leiðbeiningar um að búa til Gantt töflur benda til þess að þú búir fyrst til tómt súlurit og fyllir það síðan með gögnum, eins og við munum gera í næsta skrefi. En ég held að aðferðin sem sýnd er sé betri vegna þess að Microsoft Excel mun sjálfkrafa bæta við einni röð af gögnum og þannig munum við spara tíma.

Skref 3: Bættu tímalengdargögnum við myndritið

Næst þurfum við að bæta einni gagnaröð til viðbótar við framtíðar Gantt töfluna okkar.

1. Hægrismelltu hvar sem er á skýringarmyndinni og smelltu á samhengisvalmyndina Veldu gögn (Veldu Gögn). Gluggi opnast Að velja gagnagjafa (Veldu Data Source). Eins og þú sérð á myndinni hér að neðan eru dálkgögnin Upphafsdagur þegar bætt við völlinn Legend atriði (raðir) (Legend Entries (Series). Nú þarftu að bæta við dálkagögnum hér Lengd.
2. Smelltu á hnappinn Bæta við (Bæta við) til að velja viðbótargögn (lengd) til að birta á Gantt töflunni.
3. Í opna glugganum Röð breyting (Breyta röð) gerðu þetta:
   • Í Röð nafn (Seríuheiti) sláðu inn „Tímalengd“ eða annað nafn sem þú vilt. Eða þú getur sett bendilinn í þennan reit og smellt síðan á titil samsvarandi dálks í töflunni - titillinn sem smellt er á verður bætt við sem röðarheiti fyrir Gantt töfluna.
   • Smelltu á sviðsvalstáknið við hlið reitsins Gildin (Röð gildi).
4. Samskiptagluggi Röð breyting (Breyta röð) mun lækka. Auðkenndu gögn í dálki Lengdmeð því að smella á fyrsta reitinn (í okkar tilfelli er það D2) og dragðu niður í síðasta gagnahólfi (D11). Gakktu úr skugga um að þú veljir ekki óvart fyrirsögn eða tóman reit.
5. Ýttu aftur á sviðsvalstáknið. Samskiptagluggi Röð breyting (Breyta röð) verður stækkað aftur og reitirnir munu birtast Röð nafn (Röð nafn) и Gildin (Röð gildi). Smelltu á OK.
6. Við förum aftur að glugganum aftur Að velja gagnagjafa (Veldu Data Source). Nú á sviði Legend atriði (raðir) (Legend Entries (Series) við sjáum röð Upphafsdagur og tölu Lengd. Smellið bara OK, og gögnunum verður bætt við töfluna.

Skýringarmyndin ætti að líta einhvern veginn svona út:

Skref 4: Bættu verkefnalýsingum við Gantt töfluna

Nú þarf að sýna lista yfir verkefni vinstra megin á skýringarmyndinni í stað tölur.

1. Hægrismelltu hvar sem er á teiknisvæðinu (svæðið með bláum og appelsínugulum röndum) og í valmyndinni sem birtist skaltu smella á Veldu gögn (Veldu Gögn) til að birta svargluggann aftur Að velja gagnagjafa (Veldu Data Source).
2. Í vinstra svæði svargluggans, veldu Upphafsdagur Og smelltu á Breyta (Breyta) á hægra svæði gluggans sem heitir Lárétt ásmerki (flokkar) (Lárétt (flokkur) ásmerki).
3. Lítill svargluggi opnast Axis merki (Axa merki). Nú þarftu að velja verkefni á sama hátt og í fyrra skrefi sem við völdum gögn um tímalengd verkefna (Tímalengdar dálkinn) – smelltu á valmyndartáknið, smelltu síðan á fyrsta verkefnið í töflunni og dragðu valið með músinni niður í síðasta verkefni. Mundu að dálkafyrirsögnin ætti ekki að vera auðkennd. Þegar þú hefur gert það, smelltu aftur á valmyndartáknið til að koma upp svarglugganum.
4. Tvíklikka OKtil að loka öllum valgluggum.
5. Eyddu skýringarmyndinni - hægrismelltu á hana og smelltu á samhengisvalmyndina Fjarlægja (Eyða).

Á þessum tímapunkti ætti Gantt töfluna að hafa verkefnalýsingar vinstra megin og líta einhvern veginn svona út:

Skref 5: Umbreyta súluriti í Gantt mynd

Á þessu stigi er grafið okkar enn staflað súlurit. Til að láta það líta út eins og Gantt töflu þarftu að forsníða það rétt. Verkefni okkar er að fjarlægja bláu línurnar þannig að aðeins appelsínugulu hlutar grafanna, sem tákna verkefni verkefnisins, séu áfram sýnilegir. Tæknilega séð munum við ekki fjarlægja bláu línurnar, við gerum þær bara gegnsæjar og þar af leiðandi ósýnilegar.

1. Smelltu á hvaða bláu línu sem er á Gantt-töflunni og þá verða allir valdir. Hægrismelltu á valið og smelltu á samhengisvalmyndina Gagnaröð snið (Format Data Series).
2. Í glugganum sem birtist skaltu gera eftirfarandi:
   • Í kafla Fylla (Fylla) velja Engin fylling (Engin fylling).
   • Í kafla Border (Border Color) veldu engar línur (Engin lína).

Athugaðu: Ekki loka þessum glugga, þú þarft hann aftur í næsta skrefi.

3. Verkefnin á Gantt töflunni sem við smíðuðum í Excel eru í öfugri röð. Við reddum því eftir augnablik. Smelltu á verkefnalistann vinstra megin á Gantt-töflunni til að auðkenna flokkaásinn. Gluggi opnast Ássnið (Format Axis). Í kafla Ásfæribreytur (Axis Options) merktu við reitinn Öfug röð flokka (Flokkar í öfugri röð), lokaðu síðan glugganum til að vista breytingarnar þínar. Sem afleiðing af breytingunum sem við gerðum:
   • Verkefnin á Gantt töflunni eru í réttri röð.
   • Dagsetningarnar á lárétta ásnum hafa færst frá botni til efst á töflunni.

Kortið verður svipað venjulegu Gantt-korti, ekki satt? Til dæmis lítur Gantt-kortið mitt svona út:

Skref 6. Sérsníða Gantt grafhönnun í Excel

Gantt-kortið er þegar að taka á sig mynd, en þú getur bætt við nokkrum frágangi til að gera það virkilega stílhreint.

1. Fjarlægðu tóma plássið vinstra megin á Gantt-töflunni

Þegar við bjuggum til Gantt töflu settum við inn bláar súlur í byrjun töflunnar til að sýna upphafsdagsetningu. Nú er hægt að fjarlægja tómarúmið sem er eftir á sínum stað og færa verkefnisræmurnar til vinstri, nær lóðrétta ásnum.

• Hægri smelltu á gildi fyrsta dálksins Upphafsdagur í töflunni með upprunagögnum skaltu velja í samhengisvalmyndinni Hólf snið > Númer > almennt (Snið hólf > Númer > Almennt). Leggðu á minnið númerið sem þú sérð í reitnum Dæmi (Dæmi) er töluleg framsetning dagsetningarinnar. Í mínu tilfelli þessi tala 41730. Eins og þú veist geymir Excel dagsetningar sem tölur sem jafngilda fjölda daga dagsett 1. janúar 1900 fyrir þessa dagsetningu (þar sem 1. janúar 1900 = 1). Þú þarft ekki að gera neinar breytingar hér, bara smelltu uppsögn (Hætta við).
• Á Gantt töflunni, smelltu á hvaða dagsetningu sem er fyrir ofan töfluna. Einn smellur mun velja allar dagsetningar, eftir það hægrismelltu á þær og smelltu í samhengisvalmyndina Ássnið (Format Axis).
• Á matseðlinum breytur ás (Axis Options) breyttu valkostinum Lágmark (Lágmark) á Númer (Lagt) og sláðu inn númerið sem þú mundir eftir í fyrra skrefi.

2. Stilltu fjölda dagsetninga á ásnum á Gantt-töflunni

Hér, í glugganum Ássnið (Format Axis) sem var opnaður í fyrra skrefi, breyttu breytunum Helstu deildir (Major United) и Millideildir (Minniháttar eining) af Númer (Fast) og sláðu inn æskileg gildi fyrir bilin á ásnum. Venjulega, því styttri tímarammar verkefna í verkefninu, því minni skiptingarþrep þarf á tímaásnum. Til dæmis, ef þú vilt sýna aðra hverja dagsetningu skaltu slá inn 2 fyrir færibreytu Helstu deildir (Stór eining). Hvaða stillingar ég gerði - þú getur séð á myndinni hér að neðan:

Ábending: Spilaðu í kringum stillingarnar þar til þú færð þá niðurstöðu sem þú vilt. Ekki vera hræddur við að gera eitthvað rangt, þú getur alltaf farið aftur í sjálfgefnar stillingar með því að stilla valkostina á Sjálfkrafa (Sjálfvirkt) í Excel 2010 og 2007 eða með því að smella Endurstilla (Endurstilla) í Excel 2013.

3. Fjarlægðu auka tóma bilið á milli röndanna

Raðaðu verkstikunum á töfluna þéttara og Gantt-kortið mun líta enn betur út.

• Veldu appelsínugulu súlurnar á línuritunum með því að smella á eina þeirra með vinstri músarhnappi, hægrismella síðan á hana og smella á hana í valmyndinni sem birtist. Gagnaröð snið (Format Data Series).
• Í glugganum Gagnaröð snið (Format Data Series) stilltu færibreytuna á skarast raðir (Röð skörun) gildi 100% (renna færður alla leið til hægri) og fyrir færibreytuna Hliðarúthreinsun (Gap Width) gildi 0% eða næstum 0% (renna alla leið eða næstum alla leið til vinstri).

Og hér er árangurinn af viðleitni okkar - einfalt en nokkuð nákvæmt Gantt-rit í Excel:

Mundu að Excel töflu sem er búið til á þennan hátt er mjög nálægt raunverulegu Gantt töflu, á sama tíma og það heldur öllum þægindum Excel töflum:

• Gantt töfluna í Excel mun breyta stærð þegar verkum er bætt við eða fjarlægð.
• Breyttu upphafsdegi verkefnisins (Start date) eða lengd þess (Duration), og áætlunin mun strax endurspegla breytingarnar sem gerðar eru.
• Gantt töfluna sem búið er til í Excel er hægt að vista sem mynd eða breyta í HTML snið og birta á netinu.

Ráðgjöf:

• Sérsníddu útlit Gantt-kortsins með því að breyta fyllingarvalkostum, ramma, skugga og jafnvel nota þrívíddarbrellur. Allir þessir valkostir eru tiltækir í glugganum. Gagnaröð snið (Format Data Series). Til að kalla þennan glugga skaltu hægrismella á kortastikuna á línuritasvæðinu og smella á samhengisvalmyndina Gagnaröð snið (Format Data Series).
• Ef hönnunarstíllinn sem skapaður er gleður augað, þá er hægt að vista slíkt Gantt-rit í Excel sem sniðmát og nota það í framtíðinni. Til að gera þetta, smelltu á skýringarmyndina, opnaðu flipann Framkvæmdaaðili (Hönnun) og stutt Vista sem sniðmát (Vista sem sniðmát).

Sækja sýnishorn af Gantt töflu

Gantt töflusniðmát í Excel

Eins og þú sérð er það alls ekki erfitt að byggja upp einfalt Gantt-rit í Excel. En hvað ef þörf er á flóknari Gantt-riti, þar sem skygging verks fer eftir hlutfalli þess að því er lokið og áfangar verkefnisins eru sýndir með lóðréttum línum? Auðvitað, ef þú ert ein af þessum sjaldgæfu og dularfullu verum sem við köllum með virðingu Excel Guru, þá geturðu reynt að gera slíka skýringarmynd sjálfur.

Hins vegar verður fljótlegra og auðveldara að nota fyrirfram tilbúin Gantt grafasniðmát í Excel. Hér að neðan er stutt yfirlit yfir nokkur verkefnastjórnun Gantt grafasniðmát fyrir ýmsar útgáfur af Microsoft Excel.

Microsoft Excel 2013 Gantt myndsniðmát

Þetta Gantt grafasniðmát fyrir Excel er kallað Verkefnisskipuleggjandi (Gantt verkefnaskipuleggjandi). Það er hannað til að fylgjast með framvindu verkefna gegn ýmsum mæligildum eins og Fyrirhuguð byrjun (Plan Start) и raunveruleg byrjun (Raunveruleg byrjun), Áætluð tímalengd (Plan Lengd) и Raunveruleg lengd (raunverulega lengd), sem og Prósenta lokið (Prósent lokið).

Í Excel 2013 er þetta sniðmát fáanlegt á flipanum File (Skrá) í glugganum Búa til (Nýtt). Ef það er ekkert sniðmát í þessum hluta geturðu hlaðið því niður af Microsoft vefsíðunni. Engin viðbótarþekking er nauðsynleg til að nota þetta sniðmát - smelltu á það og byrjaðu.

Online sniðmát graf Ganta

Smartsheet.com býður upp á gagnvirkan Gantt Chart Builder á netinu. Þetta Gantt grafasniðmát er alveg eins einfalt og tilbúið til notkunar og það fyrra. Þjónustan býður upp á 30 daga ókeypis prufuáskrift, svo ekki hika við að skrá þig með Google reikningnum þínum og byrja að búa til fyrsta Gantt töfluna strax.

Ferlið er mjög einfalt: Sláðu inn upplýsingar um verkefnið þitt í töflunni til vinstri og þegar taflan fyllist út er búið til Gantt-rit til hægri.

Gantt grafasniðmát fyrir Excel, Google Sheets og OpenOffice Calc

Á vertex42.com geturðu fundið ókeypis Gantt grafasniðmát fyrir Excel 2003, 2007, 2010 og 2013 sem munu einnig virka með OpenOffice Calc og Google Sheets. Þú getur unnið með þessi sniðmát alveg eins og með hvaða venjulegu Excel töflureikni sem er. Sláðu bara inn upphafsdag og tímalengd fyrir hvert verkefni og sláðu inn % lokið í dálkinn % lokið. Til að breyta dagsetningarbilinu sem sýnt er á Gantt töflusvæðinu skaltu færa sleðann á skrunstikunni.

Og að lokum, annað Gantt töflusniðmát í Excel til skoðunar.

Verkefnastjóri Gantt myndsniðmát

Annað ókeypis sniðmát fyrir Gantt töflur er í boði á professionalexcel.com og er kallað „Project Manager Gantt Chart“. Í þessu sniðmáti er hægt að velja yfirlit (daglega eða venjulega vikulega), allt eftir lengd rakinna verkefna.

Ég vona að að minnsta kosti eitt af fyrirhuguðum Gantt-kortasniðmátum muni henta þínum þörfum. Ef ekki, geturðu fundið mikið úrval af mismunandi Gantt-kortasniðmátum á netinu.

Nú þegar þú þekkir helstu eiginleika Gantt töflunnar geturðu haldið áfram að læra það og lært hvernig á að búa til þín eigin flóknu Gantt töflur í Excel til að koma yfirmanni þínum og öllum samstarfsmönnum þínum á óvart 🙂