Efnisyfirlit
Excel notendur eru oft neyddir til að kynna niðurstöður vinnu sinnar í kynningum. Til að gera þetta þarftu að breyta skránni í þægilegra snið, svo sem PDF. Að auki gerir umbreyting skjalsins þér kleift að vernda gögn gegn óæskilegum leiðréttingum þegar þau eru flutt til þriðja aðila. Ef taflan inniheldur formúlur sem taka þátt í útreikningum, þá gerir umbreyting á PDF sniði það mögulegt að vernda gögn fyrir óviljandi breytingum eða skemmdum þegar skjalið er flutt í aðra tölvu. Við skulum skoða allar umbreytingaraðferðir nánar.
Umbreyta Excel skrá í PDF
Í eldri útgáfum af Excel er engin leið að vista skrána á öðru sniði en xls. Ég þurfti að leita að sérstökum breytiforritum eða nota internetauðlindir sem gætu þýtt eitt skjalasnið yfir á annað. Þar Excel-2010, virkni forritsins var bætt við svo nauðsynlegan eiginleika sem gerir þér kleift að umbreyta skrá strax án þess að fara úr Excel.
- Fyrst af öllu þarftu að velja frumurnar sem þú vilt umbreyta. Farðu í flipann „Skrá“. Áður en þú vistar þarftu að ganga úr skugga um að rammar töflunnar nái ekki út fyrir blaðið á PDF skjalinu.
1 - Næst förum við yfir í vistunarferlið. Í valmyndinni „Skrá“ sem opnast, með því að virkja „Vista sem …“ flokkinn, hægra megin, farðu í „Vafrað“ valmöguleikann.
2 - Eftir það birtist gluggi þar sem þú ættir að ákveða staðsetningu skráarinnar og nafn hennar.
3 - Neðst í glugganum finnum við flokkinn „Skráargerð“ og með því að smella á línuna með vinstri hnappi tölvumúsarinnar köllum við fram lista yfir valkosti þar sem þú getur valið skjalsniðið. Í okkar tilviki skaltu velja PDF skráargerðina.
4 - Undir línunni „Skráargerð“ verða nokkrar viðbótarfæribreytur sem þarf til að breyta. Hefðbundin hagræðing hentar vel til prentunar og birtingar á netinu og lágmarksstærðin gerir þér kleift að fínstilla skjalið fyrir staðsetningu á síðum vefsvæða. Eftir að hafa valið viðeigandi hagræðingarvalkost ættirðu að setja merki við hann. Til þess að skjalið sem er vistað á þennan hátt sé opnað eftir umbreytingu er þess virði að haka við samsvarandi reit.
5
Fyrir skýra og nákvæma aðlögun á umbreytingarferlinu, mæla sérfræðingar með því að fylgjast með viðbótarbreytum þar sem þú getur gert allar skýringaratriðin til að sýna innihald töflunnar betur.
- Í glugganum sem birtist geturðu tilgreint hvaða síður þú vilt umbreyta. Veldu svið gagna, eins og valin vinnublöð, tiltekið svið eða heila Excel vinnubók. Það eru líka til viðbótar óprentanleg skráargögn sem hægt er að setja inn í nýtt skjal - skjalabyggingarmerki og eiginleikar þess. Að jafnaði samsvara breytur sem þegar eru settar í glugganum staðlaðar kröfur, en ef nauðsyn krefur er hægt að breyta þeim. Til að virkja breytingarnar, smelltu á „Í lagi“.
6 - Við ljúkum viðskiptaferlinu með því að ýta á „Vista“ hnappinn.
7 - Umbreytingarferlið getur tekið nokkurn tíma, allt eftir stærð borðanna. PDF skjal mun birtast í tilgreindri möppu. Í samræmi við stillingarnar, strax eftir umbreytinguna, opnast skjalið í ritstjóra sem getur lesið það.
8
Umbreyttu Excel töflureikni í PDF með ytri forritum
Ef notandinn er að vinna með Excel töflureiknum útgáfur 1997-2003, síðan til að breyta skránni í PDF snið þarf að nota verkfæri þriðja aðila. Eitt af vinsælustu forritunum er FoxPDF Excel to PDF Converter.
- Við setjum upp forritið. Þú getur halað niður uppsetningarskránni á opinberu vefsíðunni www.foxpdf.com.
- Þegar þú ræsir forritið birtist vinnugluggi þar sem þú ættir að fara í "Bæta við Excel skrá" valmyndinni til að velja viðeigandi skrá.
9 - Forritið gerir þér kleift að umbreyta nokkrum skrám í einu, sem er óumdeilanlega kostur. Eftir að hafa ákveðið skrárnar, smelltu á „Opna“.
10 - Valdar skrár munu birtast í forritsglugganum. Hver skrá verður að hafa hak við hliðina. Ef gátreiturinn er ekki hakaður verður skráin áfram á sama sniði.
11 - Eftir viðskiptin verða skrárnar vistaðar í möppunni sem er valin sjálfgefið. Til að velja annað heimilisfang, farðu í Output Path færibreytuna neðst á síðunni. Þegar þú smellir á hnappinn með sporbaug birtist valmynd með heimilisfangi núverandi möppu. Ef nauðsyn krefur er hægt að breyta geymslustað.
12 - Þegar öllum undirbúningsskrefum er lokið skaltu halda áfram í umbreytinguna með því að ýta á PDF hnappinn hægra megin við Output Path línuna.
13
Notkun netþjónustu til að breyta Excel sniði í PDF
Þrátt fyrir einfaldleika FoxPDF Excel to PDF Converter forritsins er þessi hugbúnaður greiddur. Og ef þörfin á að umbreyta Excel í PDF birtist afar sjaldan, þá geturðu notað auðlindir á netinu sem eru tiltækar á netinu.
Þessi úrræði gera þér kleift að umbreyta töflum í PDF ókeypis, en þau kunna að hafa takmörk á fjölda viðskipta á dag. Sumar þjónustur er aðeins hægt að nálgast eftir að hafa skráð þig og gefið upp gilt netfang þitt, sem þegar breytt skjal verður sent til.
Að auki, til að vinna með ákveðnar síður, þarftu að ganga úr skugga um að skráin uppfylli kröfurnar. Íhugaðu meginregluna um rekstur einnar af þessum internetauðlindum á dæmi SmallPDF:
- Farðu á síðuna https://smallpdf.com/en. Veldu flokkinn sem heitir „Excel til PDF“.
14 - Hér ættir þú, með því að nota „Veldu skrá“ hnappinn, tilgreina skjalið sem þú vilt eða einfaldlega draga og sleppa Excel skránni í viðeigandi reit. Tilfangið gerir þér kleift að umbreyta nokkrum skjölum í einu.
15 - Næst kemur sjálfvirk viðskipti. Eftir að henni er lokið verður að vista fullunna skrá með því að virkja „Vista skrá“ hnappinn.
16 - Gluggi birtist þar sem þú ættir að tilgreina heimilisfang möppunnar til að setja PDF skjöl.
Niðurstaða
Hver þessara aðferða við að umbreyta Excel töflureiknum í PDF skrár hefur bæði jákvæðar og neikvæðar hliðar. Auðvitað, með því að vista skjalið beint í Excel forritinu geturðu náð markmiði þínu á fljótlegan og þægilegan hátt. En eins og getið er hér að ofan birtist þessi eiginleiki aðeins í 2010 útgáfunni.
Þú getur aðeins notað auðlindir á netinu til að umbreyta skrám ef þú ert með nettengingu og það er ekki alltaf til staðar. Sérstök forrit og forrit eru einnig þægileg í notkun. Á sama tíma, ekki gleyma því að slík þjónusta þarf stundum að kaupa. Í öllum tilvikum er valið um hvernig á að breyta xls skránni í pdf áfram hjá notandanum.