Efnisyfirlit
Excel er af mörgum talið vera töflureikniforrit. Þess vegna kann spurningin um hvernig eigi að búa til og vinna með borðum að virðast undarleg við fyrstu sýn. En fáir vita hver er aðalmunurinn á Excel og töflureiknum. Að auki er þessi hluti af Microsoft Office pakkanum ekki alltaf samskipti við töflureikna. Þar að auki er aðalverkefni Excel vinnsla upplýsinga sem hægt er að setja fram á mismunandi formum. Einnig í töfluformi.
Eða aðstæður geta komið upp þegar nauðsynlegt er að velja sérstakt svið fyrir töfluna og forsníða það í samræmi við það. Almennt séð er gríðarlegur fjöldi möguleika til að nota töflur, svo við skulum skoða þær nánar.
Hugmyndin um snjallborð
Það er samt munur á Excel blaði og snjallreikni. Hið fyrra er einfaldlega svæði sem inniheldur ákveðinn fjölda frumna. Sum þeirra kunna að vera fyllt með ákveðnum upplýsingum en önnur eru tóm. En það er enginn grundvallarmunur á þeim frá tæknilegu sjónarmiði.
En Excel töflureikni er í grundvallaratriðum annað hugtak. Það er ekki takmarkað við fjölda gagna, það hefur sína eigin eiginleika, nafn, ákveðna uppbyggingu og gríðarlega marga kosti.
Þess vegna geturðu valið sérstakt nafn fyrir Excel töfluna - "Snjallborð" eða snjalltafla.
Búðu til snjallt borð
Segjum að við höfum búið til gagnasvið með söluupplýsingum.
Það er ekki enn komið borð. Til að breyta svið í það þarftu að velja það og finna flipann „Setja inn“ og finna „Tafla“ hnappinn í reitnum með sama nafni.
Lítill gluggi birtist. Í henni geturðu stillt hópinn af frumum sem þú vilt breyta í töflu. Að auki verður þú að tilgreina að fyrsta línan innihaldi dálkafyrirsagnir. Þú getur líka notað flýtilykla Ctrl + T til að koma upp sama glugganum.
Í grundvallaratriðum þarf engu að breyta í flestum tilfellum. Eftir að aðgerðin hefur verið staðfest með því að ýta á „OK“ hnappinn mun áður valið svið strax verða að töflu.
Áður en þú setur eiginleika þess beint, þarftu að skilja hvernig forritið sjálft sér töfluna. Eftir það mun margt koma í ljós.
Skilningur á uppbyggingu Excel töflu
Allar töflur hafa ákveðið nafn sem birtist á sérstökum hönnunarflipa. Það er sýnt strax eftir val á hvaða reit sem er. Sjálfgefið er að nafnið er „Tafla 1“ eða „Tafla 2“ og í sömu röð.
Ef þú þarft að hafa nokkrar töflur í einu skjali er mælt með því að gefa þeim slík nöfn svo þú getir síðar áttað þig á hvaða upplýsingar eru að finna hvar. Í framtíðinni verður mun auðveldara að eiga samskipti við þá, bæði fyrir þig og fólk sem skoðar skjalið þitt.
Að auki er hægt að nota nafngreindar töflur í Power Query eða fjölda annarra viðbóta.
Við skulum kalla töfluna okkar „Skýrslu“. Nafnið má sjá í glugga sem kallast nafnastjóri. Til að opna það þarftu að fara eftir eftirfarandi slóð: Formúlur - Skilgreind nöfn - Nafnastjóri.
Einnig er hægt að slá inn formúluna handvirkt, þar sem einnig er hægt að sjá töfluheitið.
En það skemmtilegasta er að Excel er fær um að sjá töfluna samtímis í nokkrum hlutum: í heild sinni, sem og í einstökum dálkum, fyrirsögnum, samtölum. Þá munu hlekkirnir líta svona út.
Almennt séð eru slíkar byggingar aðeins gefnar í þeim tilgangi að ná nákvæmari stefnu. En það er óþarfi að leggja þau á minnið. Þær birtast sjálfkrafa í verkfæraábendingum sem birtast eftir að hafa valið Tafla og hvernig ferhyrningshornin verða opnuð. Til að setja þær inn verður þú fyrst að virkja enska útlitið.
Hægt er að finna þann valkost sem óskað er eftir með því að nota Tab takkann. Ekki gleyma að loka öllum sviga sem eru í formúlunni. Ferningar eru engin undantekning hér.
Ef þú vilt leggja saman innihald alls dálksins með sölu, verður þú að skrifa eftirfarandi formúlu:
=SUM(D2:D8)
Eftir það mun það sjálfkrafa breytast í =SUM(Skýrsla[Sala]). Í einföldum orðum mun hlekkurinn leiða til ákveðins dálks. Þægilegt, sammála?
Þannig mun hvaða graf, formúla, svið, þar sem snjalltafla verður notuð til að taka gögn úr henni, nota uppfærðar upplýsingar sjálfkrafa.
Nú skulum við tala nánar um hvaða töflur geta haft eiginleika.
Excel töflur: Eiginleikar
Hver búin til tafla getur haft margar dálkafyrirsagnir. Fyrsta línan á sviðinu þjónar síðan sem gagnagjafi.
Að auki, ef töflustærðin er of stór, þegar skrunað er niður, í stað þess að stafirnir gefa til kynna samsvarandi dálka, birtast nöfn dálkanna. Þetta mun falla notanda að skapi, þar sem ekki er nauðsynlegt að laga svæðin handvirkt.
Það inniheldur einnig sjálfvirka síu. En ef þú þarft það ekki geturðu alltaf slökkt á því í stillingunum.
Einnig eru öll gildi sem eru skrifuð strax fyrir neðan síðasta reit töfludálksins fest við það sjálf. Þess vegna er hægt að finna þau beint í hvaða hlut sem er sem notar gögn úr fyrsta dálki töflunnar í vinnu sinni.
Á sama tíma eru nýjar frumur sniðnar fyrir hönnun töflunnar og allar formúlur sem eru sérstakar fyrir þennan dálk eru sjálfkrafa skrifaðar inn í þær. Í einföldum orðum, til að auka stærð töflunnar og stækka hana, sláðu bara inn rétt gögn. Allt annað verður bætt við forritið. Sama gildir um nýja dálka.
Ef formúla er slegin inn í að minnsta kosti einn reit dreifist hún sjálfkrafa í allan dálkinn. Það er að segja, þú þarft ekki að fylla inn í frumurnar handvirkt, allt mun gerast sjálfkrafa, eins og sýnt er á þessari hreyfimynd.
Allir þessir eiginleikar eru góðir. En þú getur sérsniðið borðið sjálfur og aukið virkni þess.
Uppsetning borðs
Fyrst þarftu að opna flipann „Hönnuður“, þar sem færibreytur töflunnar eru staðsettar. Þú getur sérsniðið þá með því að bæta við eða hreinsa tiltekna gátreit sem staðsettir eru í hópnum „Table Style Options“.
Eftirfarandi valkostir eru í boði:
- Bættu við eða fjarlægðu hauslínu.
- Bættu við eða fjarlægðu línu með heildartölum.
- Gerðu línur til skiptis.
- Auðkenndu öfgakennda dálka feitletraða.
- Virkjar eða slekkur á röndóttum línufyllingum.
- Slökktu á sjálfvirkri síu.
Þú getur líka stillt annað snið. Þetta er hægt að gera með því að nota valmöguleikana sem staðsettir eru í Table Styles hópnum. Upphaflega er sniðið öðruvísi en það sem er hér að ofan, en þá geturðu alltaf sérsniðið útlitið sem þú vilt.
Þú getur líka fundið „Tól“ hópinn, þar sem þú getur búið til snúningstöflu, eytt afritum og breytt töflunni í staðlað svið.
En það skemmtilegasta er að búa til sneiðar.
Sneið er tegund síu sem birtist í sérstökum grafískum þætti. Til að setja það inn þarftu að smella á „Insert Slicer“ hnappinn með sama nafni og velja síðan dálkana sem þú vilt yfirgefa.
Það er það, nú birtist spjaldið sem sýnir öll einstök gildi sem eru í hólfum þessa dálks.
Til að sía töfluna verður þú að velja þann flokk sem er áhugaverðastur í augnablikinu.
Hægt er að velja marga flokka með því að nota sneið. Til að gera þetta verður þú að ýta á Ctrl takkann eða smella á hnappinn í efra hægra horninu vinstra megin við að fjarlægja síuna áður en valið er byrjað.
Til að stilla breytur beint á borðið geturðu notað flipann með sama nafni. Með hjálp hennar er hægt að breyta ýmsum eiginleikum sneiðarinnar: útliti, hnappastærð, magni og svo framvegis.
Helstu takmarkanir snjallborða
Þrátt fyrir þá staðreynd að Excel töflureikni hefur marga kosti, mun notandinn samt þurfa að þola nokkra ókosti:
- Skoðanir virka ekki. Í einföldum orðum, það er engin leið að muna ákveðnar breytur blaðs.
- Þú getur ekki deilt bókinni með öðrum.
- Ekki er hægt að setja inn undirtölur.
- Þú getur ekki notað fylkisformúlur.
- Það er engin leið til að sameina frumur. En það er ekki mælt með því að gera það.
Hins vegar eru mun fleiri kostir en gallar, þannig að þessir ókostir verða ekki mjög áberandi.
Snjall töfludæmi
Nú er kominn tími til að tala um aðstæður þar sem þörf er á snjöllum Excel töflureiknum og hvaða aðgerðir er hægt að grípa til sem eru ekki mögulegar með staðlaða sviðinu.
Segjum sem svo að við höfum töflu sem sýnir staðgreiðslukvittanir vegna kaupa á stuttermabolum. Í fyrsta dálknum eru nöfn meðlima hópsins og í hinum - hversu margir stuttermabolir seldust og hvaða stærð þeir eru. Við skulum nota þessa töflu sem dæmi til að sjá hvaða mögulegar aðgerðir er hægt að grípa til, sem eru ómögulegar ef um venjulegt svið er að ræða.
Samantekt með Excel virkni
Á skjámyndinni hér að ofan geturðu séð töfluna okkar. Tökum fyrst saman allar stærðir stuttermabola fyrir sig. Ef þú notar gagnasvið til að ná þessu markmiði þarftu að slá inn allar formúlurnar handvirkt. Ef þú býrð til töflu, þá verður þessi íþyngjandi byrði ekki lengur til. Það er nóg að hafa bara einn hlut með, og eftir það verður línan með heildartölunum til af sjálfu sér.
Næst skaltu hægrismella á hvaða stað sem er. Sprettigluggi birtist með „Tafla“ atriði. Það hefur valmöguleika „heildaröð“ sem þú þarft að virkja. Það er líka hægt að bæta því við í gegnum smiðinn.
Ennfremur birtist röð með heildartölum neðst í töflunni. Ef þú opnar fellivalmyndina geturðu séð eftirfarandi stillingar þar:
- Meðaltal.
- Magn.
- Hámark.
- jafna frávik.
Og mikið meira. Til að fá aðgang að aðgerðum sem ekki eru á listanum hér að ofan þarftu að smella á hlutinn „Aðrar aðgerðir“. Hér er þægilegt að bilið er sjálfkrafa ákvarðað. Við höfum valið aðgerðina SUMMA, vegna þess að í okkar tilfelli þurfum við að vita hversu margir stuttermabolir seldust alls.
Sjálfvirk innsetning formúla
Excel er mjög snjallt forrit. Notandinn veit kannski ekki einu sinni að hún er að reyna að spá fyrir um næstu aðgerðir hans. Við höfum bætt við dálki aftast í töflunni til að greina söluniðurstöður hvers kaupanda. Eftir að formúlan hefur verið sett inn í fyrstu röðina er hún strax afrituð í allar aðrar frumur og þá fyllist allur dálkurinn með þeim gildum sem við þurfum. Þægilegt?
flokkunaraðgerð
Margir nota samhengisvalmyndina til að nota þessa eða hina aðgerðina. Það eru nánast allar aðgerðir sem í flestum tilfellum þarf að framkvæma. Ef þú notar snjallborð, þá stækkar virknin enn meira.
Til dæmis þurfum við að athuga hver hefur þegar millifært fyrirframgreiðsluna. Til að gera þetta þarftu að flokka gögnin eftir fyrsta dálknum. Við skulum forsníða textann á þann hátt að hægt sé að skilja hver hefur þegar greitt, hver ekki og hver hefur ekki lagt fram nauðsynleg skjöl fyrir þetta. Sá fyrsti verður merktur með grænu, annar með rauðu og sá þriðji með bláu. Og segjum að við stöndum frammi fyrir því verkefni að flokka þá saman.
Þar að auki getur Excel gert allt fyrir þig.
Fyrst þarftu að smella á fellivalmyndina sem staðsett er nálægt fyrirsögn dálksins „Nafn“ og smella á hlutinn „Raða eftir lit“ og velja rauða leturlitinn.
Allt, nú eru upplýsingar um hver greiddi greiðsluna kynntar skýrt.
Filtration
Einnig er hægt að sérsníða birtingu og fela ákveðnum töfluupplýsingum. Til dæmis, ef þú vilt sýna aðeins þá sem hafa ekki greitt, geturðu síað gögnin eftir þessum lit. Sía eftir öðrum breytum er einnig möguleg.
Ályktanir
Þannig munu snjöll töflureiknar í Excel þjóna sem frábærum hjálpargögnum til að leysa öll vandamál sem þú þarft bara að takast á við.