Flokkun í Excel – grunnupplýsingar

Að flokka gögn í Excel er mjög gagnlegt tól sem gerir þér kleift að bæta skynjun upplýsinga, sérstaklega með miklu magni. Í þessari kennslustund munum við læra hvernig á að beita flokkun, læra grunnskipanirnar og einnig kynnast tegundum flokkunar í Excel.

Þegar gögnum er bætt við Excel er mjög mikilvægt að skipuleggja upplýsingarnar á vinnublaðinu rétt. Eitt tól sem gerir þér kleift að gera þetta er flokkun. Með hjálp flokkunar er hægt að búa til lista yfir tengiliðaupplýsingar eftir eftirnafni, raða innihaldi töflunnar í stafrófsröð eða í lækkandi röð.

Raða gerðir í Excel

Þegar þú flokkar gögn í Excel er það fyrsta sem þú þarft að ákveða hvort þú eigir að nota flokkunina á allt vinnublaðið (töfluna) eða aðeins á tiltekið svið af frumum.

• Að flokka blað (töflu) skipuleggur öll gögnin í einum dálki. Þegar flokkun er beitt á blað er tengdum upplýsingum í hverri línu raðað saman. Í eftirfarandi dæmi, dálkurinn Nafn samband (dálkur A) raðað í stafrófsröð.
• Range sort raðar gögnum í fjölda hólfa. Þessi flokkun getur verið gagnleg þegar unnið er með Excel blöð sem innihalda nokkrar töflur með upplýsingum sem eru staðsettar nálægt hvor annarri. Flokkun sem er notuð á svið hefur ekki áhrif á önnur gögn á vinnublaðinu.

Hvernig á að flokka blað (töflu, lista) í Excel

Í eftirfarandi dæmi munum við raða pöntunarformi stuttermabola eftir Eftirnafnið mitt (C-dálkur) og raða þeim í stafrófsröð.

1. Veldu reitinn í dálknum sem þú vilt raða eftir. Í dæminu okkar munum við velja reit C2.
2. Smelltu á Gögn á borði og smelltu síðan á skipunina Flokkun frá A til Öað raða í hækkandi röð, eða skipun Raða frá Ö til Aað flokka í lækkandi röð. Í dæminu okkar munum við velja skipunina Flokkun frá A til Ö.
3. Taflan verður flokkuð eftir völdum dálki, þ.e. eftir eftirnafni.

Þegar töflu eða listi er raðað í Excel verður að aðgreina hana frá óviðkomandi gögnum á vinnublaðinu með að minnsta kosti einni línu eða dálki. Að öðrum kosti munu óviðkomandi gögn taka þátt í flokkun.

Hvernig á að flokka svið í Excel

Í eftirfarandi dæmi munum við velja sérstaka litla töflu í Excel vinnublaði til að flokka fjölda bolum sem pantaðir eru á ákveðnum dögum.

1. Veldu svið frumna sem þú vilt flokka. Í dæminu okkar munum við velja bilið A13:B17.
2. Smelltu á Gögn á borði og smelltu síðan á skipunina Flokkun.
3. Gluggi opnast Flokkun. Veldu dálkinn sem þú vilt flokka eftir. Í þessu dæmi viljum við flokka gögnin eftir fjölda pantana, svo við veljum dálkinn til.
4. Stilltu röðun (hækkandi eða lækkandi). Í okkar dæmi munum við velja hækkandi.
5. Ef allar breytur eru réttar, smelltu OK.
6. Sviðinu verður raðað eftir dálkum til frá því minnsta í það stærsta. Athugaðu að restin af innihaldi blaðsins er ekki flokkað.

Ef flokkun í Excel er ekki framkvæmd á réttan hátt skaltu fyrst og fremst athuga hvort gildin séu rétt slegin inn. Jafnvel lítil innsláttarvilla getur leitt til vandræða við flokkun á stórum borðum. Í eftirfarandi dæmi gleymdum við að setja bandstrik í reit A18, sem leiddi til ónákvæmrar flokkunar.