Efnisyfirlit
Mörg viðskiptaferli (og jafnvel heil fyrirtæki) í þessu lífi fela í sér að takmarkaður fjöldi flytjenda uppfyllir pantanir innan ákveðins frests. Skipulagning í slíkum tilfellum á sér stað, eins og sagt er, „af dagatalinu“ og oft er þörf á að flytja atburði sem fyrirhugaðir eru í því (pantanir, fundir, afhendingar) yfir í Microsoft Excel - til frekari greiningar með formúlum, snúningstöflum, kortum, o.s.frv.
Auðvitað myndi ég vilja innleiða svona flutning ekki með heimskulegri afritun (sem er bara ekki erfitt), heldur með sjálfvirkri uppfærslu á gögnum þannig að í framtíðinni myndu allar breytingar sem gerðar eru á dagatalinu og nýjar pantanir á flugi birtast í Excel. Þú getur innleitt slíkan innflutning á nokkrum mínútum með því að nota Power Query viðbótina sem er innbyggður í Microsoft Excel, frá og með 2016 útgáfunni (fyrir Excel 2010-2013 er hægt að hlaða því niður af Microsoft vefsíðunni og setja hana upp sérstaklega frá hlekknum) .
Segjum að við notum ókeypis Google dagatalið til að skipuleggja, þar sem ég, til hægðarauka, bjó til sérstakt dagatal (hnappurinn með plús tákni neðst í hægra horninu við hliðina á Önnur dagatöl) með titlinum Vinna. Hér skráum við inn allar pantanir sem þarf að klára og afhenda viðskiptavinum á heimilisföng þeirra:
Með því að tvísmella á hvaða pöntun sem er geturðu skoðað eða breytt upplýsingum um hana:
Athugaðu að:
- Nafn viðburðarins er framkvæmdastjórisem uppfyllir þessa skipun (Elena) og Pöntunarnúmer
- Tilgreint heimilisfang afhendingu
- Seðillinn inniheldur (í aðskildum línum, en í hvaða röð sem er) pöntunarfæribreytur: greiðslutegund, upphæð, nafn viðskiptavinar o.s.frv. Parameter=Gildi.
Til glöggvunar eru skipanir hvers stjórnanda auðkenndar í sínum lit, þó það sé ekki nauðsynlegt.
Skref 1. Fáðu tengil á Google Calendar
Fyrst þurfum við að fá veftengil á pöntunardagatalið okkar. Til að gera þetta, smelltu á hnappinn með þremur punktum Dagatalsvalkostir vinna við hliðina á nafni dagatalsins og veldu skipunina Stillingar og samnýting:
Í glugganum sem opnast geturðu, ef þess er óskað, gert dagatalið opinbert eða opnað aðgang að því fyrir einstaka notendur. Við þurfum líka tengil fyrir einkaaðgang að dagatalinu á iCal formi:
Skref 2. Hladdu gögnum úr dagatalinu í Power Query
Opnaðu nú Excel og á flipann Gögn (ef þú ert með Excel 2010-2013, þá á flipanum Orkufyrirspurn) veldu skipun Af netinu (Gögn — af internetinu). Límdu síðan afrituðu slóðina í dagatalið og smelltu á OK.
iCal Power Query þekkir ekki sniðið, en auðvelt er að hjálpa henni. Í meginatriðum er iCal látlaus textaskrá með tvípunkti sem afmörkun og inni í henni lítur hún eitthvað svona út:
Svo þú getur bara hægrismellt á táknið fyrir niðurhalaða skrá og valið sniðið sem er næst í merkingu CSV – og gögnum okkar um allar pantanir verður hlaðið inn í Power Query fyrirspurnaritlinum og skipt í tvo dálka eftir tvípunkti:
Ef þú skoðar vel geturðu greinilega séð að:
- Upplýsingar um hvern atburð (röð) eru flokkaðar í blokk sem byrjar á orðinu BEGIN og endar á END.
- Upphafs- og lokadagsetningartímar eru geymdir í strengjum merktum DTSTART og DTEND.
- Heimilisfangið er LOCATION.
- Pöntunarathugasemd – DESCRIPTION reit.
- Nafn viðburðar (nafn stjórnanda og pöntunarnúmer) — SUMMARY reitur.
Það er eftir að draga þessar gagnlegu upplýsingar út og breyta þeim í þægilega töflu.
Skref 3. Umbreyttu í venjulegt útsýni
Til að gera þetta skaltu framkvæma eftirfarandi keðju aðgerða:
- Eyðum efstu 7 línunum sem við þurfum ekki fyrir fyrstu BEGIN skipunina Heim — Eyða línum — Eyða efstu línum (Heima — Fjarlægja raðir — Fjarlægja efstu raðir).
- Sía eftir dálki Column1 línur sem innihalda reiti sem við þurfum: DTSTART, DTEND, LÝSING, STAÐSETNING og SAMANTEKT.
- Á Advanced flipanum Að bæta við dálki velja Vísitala dálkur (Bæta við dálki - Vísindadálki)til að bæta línunúmersdálki við gögnin okkar.
- Rétt þarna á flipanum. Að bæta við dálki velja lið Skilyrt dálkur (Bæta við dálki - Skilyrt dálki) og í upphafi hverrar blokkar (pöntun) birtum við gildi vísitölunnar:
- Fylltu út í tómu reitina í dálkinum sem myndast Lokaðmeð því að hægrismella á titil þess og velja skipunina Fylla - Niður (Fylla - Niður).
- Fjarlægðu óþarfa dálk Index.
- Veldu dálk Column1 og framkvæmið samsöfnun gagna úr dálknum Column2 með því að nota skipunina Umbreyta – snúningsdálkur (Umbreyta - snúningsdálkur). Vertu viss um að velja í valkostunum Ekki safna saman (Ekki safna saman)þannig að engin stærðfræðiaðgerð er notuð á gögnin:
- Í tvívíða (kross) töflunni sem myndast, hreinsaðu bakstrikurnar í heimilisfangsdálknum (hægrismelltu á dálkhausinn - Að skipta út gildum) og fjarlægðu óþarfa dálkinn Lokað.
- Til að snúa innihaldi dálkanna DTSTART и DTEND í fullri dagsetningu og tíma, auðkenndu þá, veldu á flipanum Umbreyting - Dagsetning - Keyra greining (Umbreyta — Dagsetning — Parse). Síðan leiðréttum við kóðann í formúlustikunni með því að skipta út fallinu Dagsetning frá on DateTime.Fromtil að missa ekki tímagildi:
- Síðan, með því að hægrismella á hausinn, skiptum við dálknum LÝSING með röðunarbreytum eftir skilju – tákni n, en á sama tíma, í breytunum, munum við velja skiptingu í raðir, en ekki í dálka:
- Enn og aftur skiptum við dálknum sem myndast í tvo aðskilda dálka - færibreytuna og gildið, en með jafngildismerkinu.
- Að velja dálk LÝSING.1 framkvæma sveifluna, eins og við gerðum áðan, með skipuninni Umbreyta – snúningsdálkur (Umbreyta - snúningsdálkur). Gildisdálkurinn í þessu tilfelli verður dálkurinn með breytugildum - LÝSING.2 Vertu viss um að velja aðgerð í breytunum Ekki safna saman (Ekki safna saman):
- Það er eftir að stilla sniðin fyrir alla dálka og endurnefna þá eins og þú vilt. Og þú getur hlaðið upp niðurstöðunum aftur í Excel með skipuninni Heim — Loka og hlaða — Loka og hlaða inn... (Heima — Loka&hlaða — Loka&hlaða til...)
Og hér er listi okkar yfir pantanir hlaðnar inn í Excel frá Google Calendar:
Í framtíðinni, þegar þú breytir eða bætir nýjum pöntunum við dagatalið, mun það aðeins vera nóg að uppfæra beiðni okkar með skipuninni Gögn – Uppfæra allt (Gögn — endurnýja allt).
- Verksmiðjudagatal í Excel uppfært af internetinu í gegnum Power Query
- Að breyta dálki í töflu
- Búðu til gagnagrunn í Excel