Segjum að þú sért að keyra nokkur verkefni með mismunandi fjárhagsáætlun og viljir sjá kostnað þinn fyrir hvert þeirra. Það er, frá þessari upprunatöflu:
.. fáðu þér eitthvað svona:
Með öðrum orðum, þú þarft að dreifa fjárhagsáætlun yfir daga hvers verkefnis og fá einfaldaða útgáfu af Gantt töflunni fyrir verkefnið. Að gera þetta með höndunum er langt og leiðinlegt, fjölvi er erfitt, en Power Query fyrir Excel í slíkum aðstæðum sýnir kraftinn í allri sinni dýrð.
Orkufyrirspurn er viðbót frá Microsoft sem getur flutt inn gögn inn í Excel frá nánast hvaða uppruna sem er og umbreytt þeim síðan á marga mismunandi vegu. Í Excel 2016 er þessi viðbót nú þegar sjálfgefið innbyggð og fyrir Excel 2010-2013 er hægt að hlaða henni niður af vefsíðu Microsoft og setja hana síðan upp á tölvuna þína.
Fyrst skulum við breyta upprunalegu töflunni okkar í „snjöll“ töflu með því að velja skipunina Snið sem töflu flipi Heim (Heima - Snið sem töflu) eða með því að ýta á flýtilykla Ctrl+T :
Farðu síðan í flipann Gögn (ef þú ert með Excel 2016) eða á flipanum Orkufyrirspurn (ef þú ert með Excel 2010-2013 og þú settir upp Power Query sem sérstaka viðbót) og smelltu á hnappinn Frá töflu/sviði. :
Snjalltaflan okkar er hlaðin inn í Power Query fyrirspurnaritilinn, þar sem fyrsta skrefið er að setja upp tölusnið fyrir hvern dálk með því að nota fellilistana í töfluhausnum:
Til að reikna út fjárhagsáætlun á dag þarf að reikna út lengd hvers verkefnis. Til að gera þetta skaltu velja (haltu inni takkanum Ctrl) dálkinn fyrst Ljúka, Og síðan Home og velja lið Bæta við dálki – Dagsetning – Dragðu frá dögum (Bæta við dálki - Dagsetning - Dragðu frá dögum):
Tölurnar sem myndast eru 1 færri en nauðsynlegt er, vegna þess að við eigum að byrja á hverju verkefni fyrsta daginn að morgni og klára síðasta daginn að kvöldi. Þess vegna skaltu velja dálkinn sem myndast og bæta einingu við hann með skipuninni Umbreyta – Standard – Bæta við (Umbreyta - Standard - Bæta við):
Nú skulum við bæta við dálki þar sem við reiknum út fjárhagsáætlun á dag. Til að gera þetta, á flipanum Bættu við dálki Ég spila ekki Sérsniðinn dálkur (Sérsniðinn dálkur) og í glugganum sem birtist skaltu slá inn nafn nýja reitsins og útreikningsformúluna með því að nota nöfn dálkanna af listanum:
Nú er fíngerðasta augnablikið - við búum til annan reiknaðan dálk með lista yfir dagsetningar frá upphafi til enda með skrefi upp á 1 dag. Til að gera þetta, ýttu aftur á hnappinn Sérsniðinn dálkur (Sérsniðinn dálkur) og notaðu innbyggða Power Query tungumálið M, sem kallast Listi.dagsetningar:
Þessi aðgerð hefur þrjú rök:
- upphafsdagur - í okkar tilviki er það tekið úr dálknum Home
- fjöldi dagsetninga sem á að búa til - í okkar tilviki er þetta fjöldi daga fyrir hvert verkefni, sem við töldum fyrr í dálknum Frádráttur
- tímaskref – sett eftir hönnun #duration(1,0,0,0), sem þýðir á tungumáli M - einn dagur, núll klukkustundir, núll mínútur, núll sekúndur.
Eftir að smella á OK við fáum lista (listi) yfir dagsetningar, sem hægt er að stækka í nýjar línur með því að nota hnappinn í töfluhausnum:
… og við fáum:
Nú er allt sem er eftir að draga saman töfluna og nota þær dagsetningar sem myndaðar eru sem nöfn fyrir nýju dálkana. Hópurinn ber ábyrgð á þessu. Upplýsingar dálkur (Snúningsdálkur) flipi Umbreyta (Breyta):
Eftir að smella á OK við fáum niðurstöðu mjög nálægt þeirri sem óskað er:
Null er, í þessu tilviki, hliðstæða tóms reits í Excel.
Það er eftir að fjarlægja óþarfa dálka og afhlaða töflunni sem myndast við hliðina á upprunalegu gögnunum með skipuninni Lokaðu og hlaða - Lokaðu og hlaðaðu inn... (Loka og hlaða — Loka og hlaða til...) flipi Heim (Heim):
Við fáum í kjölfarið:
Fyrir meiri fegurð geturðu sérsniðið útlit snjallborðanna sem myndast á flipanum Framkvæmdaaðili (Hönnun): stilltu stakan litastíl, slökktu á síuhnappum, virkjaðu heildartölur osfrv. Að auki geturðu valið töflu með dagsetningum og virkjað númeraútgáfu fyrir hana með því að nota skilyrt snið á flipanum Heim — Skilyrt snið — Litakvarðar (Heima — Skilyrt snið — Litakvarðar):
Og það besta er að í framtíðinni geturðu örugglega breytt gömlum eða bætt nýjum verkefnum við upprunalegu töfluna og síðan uppfært réttu töfluna með dagsetningum með hægri músarhnappi - og Power Query mun endurtaka allar aðgerðir sem við höfum gert sjálfkrafa .
Voilà!
- Gantt graf í Excel með skilyrtu sniði
- Áfangadagatal verkefnisins
- Búa til tvíteknar línur með Power Query