Einbeittu þér að grundvallaratriðum: hvernig á að forgangsraða

„Því miður eru aðstæður þar sem mér tekst að setja forgangsröðun mína í forgang frekar norm en undantekning. Ég reyni að skipuleggja verkefni dagsins og undirstrika það helsta, en í lok dags finnst mér ég vera algjörlega uppgefin vegna þess að ég er annars hugar af símtölum, lítilli veltu og fundum. Mikilvægustu verkunum er áfram frestað og stórkostlegar áætlanir ársins eru enn skrifaðar á blað. Hvað getur þú gert til að hjálpa þér?» spyr Olga, 27 ára.

Ég rekst oft á svipaða beiðni í þjálfun um skilvirkni stjórnenda. Skjólstæðingar telja að meginástæðan fyrir vanda þeirra sé skortur á forgangsröðun. En í raun og veru eru þeir það, bara manneskja er ekki mjög einbeitt að þeim.

Og fyrsta skrefið í að leysa þetta mál er að velja rétta tólið til að vinna að einbeitingu þinni. Það ætti að passa nákvæmlega að persónulegum eiginleikum þínum: þú verður að taka tillit til starfsskilyrða og búsetu.

Til að byrja geturðu notað nokkrar vinsælar aðferðir sem hafa lengi verið viðurkenndar sem árangursríkar. Ég reyni að mæla með þeim við viðskiptavini sem við erum að byrja að vinna með.

Fyrsta nálgun: Skilja matsskilyrðin

Fyrst skaltu svara spurningunni: Hvaða viðmið notar þú þegar þú forgangsraðar? Algengasta svarið er „brýn“ viðmiðunin. Með henni raðast öll mál í röð eftir fresti. Og aðeins eftir það byggjum við ný verkefni inn í „sýndarsmiðinn“ sem myndast og færum langt aftur á bak við þau sem hægt er að klára síðar.

Hverjir eru gallarnir við þessa nálgun? Listinn yfir forgangsröðun dagsins í dag ætti ekki aðeins að innihalda það sem mun missa mikilvægi á morgun, það er brýnt, heldur einnig það sem við köllum óhlutbundið „mikilvægt“. Þetta er það sem færir okkur í átt að því að ná markmiðinu, eða það sem fjarlægir alvarlegar hindranir á leiðinni að því.

Og hér gera margir þau mistök að skipta út viðmiðunum. Laconically, þetta er hægt að tjá sem hér segir: "Þetta er mjög brýnt, því það er mjög mikilvægt!" „Þetta er mjög mikilvægt vegna þess að fresturinn rennur út á morgun! En ef forgangslisti dagsins þíns inniheldur ekki verkefni sem leiða til að ná markmiðum sem eru mikilvæg fyrir þig þarftu að greina verkefnalistann vandlega.

Þú þarft að ákveða hvaða viðmið þú notar til að ákvarða „brýnt“ og „mikilvægi“ verkefna og hvort þú sért að blanda þessum tveimur hugtökum saman.

Önnur nálgun: Tilgreina þrjá flokka forgangsröðunar

Eins og þú veist er sjóndeildarhringur skipulagningar mismunandi. Ef við erum að íhuga áætlunartímann eins dags, þá er betra að halda áfram sem hér segir:

• Settu einn forgang dagsins. Þetta er verkefnið sem þú munt eyða hámarks tíma þínum og orku í í dag;
• Finndu þrjá eða fjóra hluti sem þú munt eyða minnsta tíma og fyrirhöfn í í dag. Það er betra ef þú skrifar niður hversu miklum tíma (fimm mínútur, tíu mínútur) þú ætlar að eyða í tiltekið mál. Þetta verður „síðasta forgangs“ listinn þinn.
• Í þriðja flokkinn mun falla það sem kalla má "tilfelli af afgangsreglunni." Þeim verður lokið ef laus tími er eftir fyrir þá. En ef þau eru óraunhæf mun það ekki hafa áhrif á neitt.

Hér stöndum við frammi fyrir spurningunni: „Hvernig á ekki að eyða hámarks orku í „síðasta forgang“, ómeðvitað að leggja „aðal“ til hliðar? Þriðja aðferðin mun hjálpa til við að svara því.

Þriðja nálgun: Notaðu hæga tímastillingu

Við eyðum megninu af vinnutíma okkar í „fljótur tími“ ham. Við verðum að taka þátt í venjubundnum ferlum og vinna úr miklu magni upplýsinga.

„Hægur tími“ er áhrifaríkasta leiðin til að stöðva venjuna „að keyra í hjólinu“. Þetta er meðvituð innsýn í sjálfan þig og upphafið að því að finna svör við spurningunum: „Hvað er ég að gera? Til hvers? Hvað er ég ekki að gera og hvers vegna?

Til að þessi aðferð virki best skaltu fylgja þessum þremur leiðbeiningum:

1. Komdu inn í daglega rútínu þína ákveðna helgisiði. Þetta ætti að vera endurtekið verkefni yfir daginn sem mun setja þig í „hægur tíma“ stillingu. Það getur verið tepása og venjulegar hnébeygjur. Helgisiðið ætti ekki að taka meira en 5 mínútur og leyfa þér að vera einn. Og auðvitað færðu þér gleði og ánægju - þá frestarðu því ekki fyrr en á morgun.
2. Hafðu í huga að «hægur tími» er ekki bara tími til að njóta, heldur einnig tækifæri til að auka ánægju þína með «hraða tíma» stillinguna. Og spyrðu sjálfan þig þriggja spurninga: "Hvaða árangri ætti ég að ná í dag?", "Hvert er næsta litla skref í átt að þessari niðurstöðu sem ég þarf að taka?", "Hvað dregur athygli mína frá henni og hvernig á ekki að láta trufla mig?" Þessar spurningar munu hjálpa þér að hafa helstu markmið þín í huga. Og að skipuleggja næstu litlu skref mun vera frábær forvarnir gegn frestun.
3. Notaðu hæga tímastillinguna tvisvar til fjórum sinnum á dag. Því oftar og sterkari sem þættir umheimsins hafa áhrif á þig, því oftar ættir þú að skipta yfir í þennan ham. Þrjár spurningar og nokkrar mínútur í hverri lotu duga. Aðalviðmiðið er að það ætti að veita þér ánægju. En mundu: að nota tæknina sjaldnar en einu sinni á dag er alls ekki að æfa hana.