Í Fjarlægð við Háskólann í Hagnýtri sálfræði erum við að vinna að ýmsum aðferðum við sjálfsskipulagningu og skilvirkni. Þar á meðal hvernig á að forgangsraða rétt.
Af hverju að forgangsraða.
Fyrsta ástæðan er augljós: að gera mikilvægustu hlutina fyrst. Önnur ástæðan er síður augljós: þannig að þú veist á hverjum tíma nákvæmlega hvaða viðskipti þú ert að stunda núna. Svo að það er ekkert val, því það er á því augnabliki sem valið er sem kast, afsakanir, hugsanir eins og "ég ætti að fara inn að drekka te" og svo framvegis byrja.
Niður með að kasta, setja forgangsröðun.
Mig langar að deila með þér leið höfundar míns til að forgangsraða, þú munt ekki lesa um þessa aðferð annars staðar. Þetta er að mínu mati hagkvæmasta leiðin til að forgangsraða en það hefur einn galla. Það krefst kunnáttu í æðri stærðfræði fyrir annan bekk, eða öllu heldur hæfni til að margfalda og deila.
Svo ímyndaðu þér það þú ert verkefnalista. Leyfðu mér að draga upp dæmi:
- Taktu myndband fyrir síðuna
- Pantaðu tölvuborð
- Svaraðu brýnum tölvupóstum
- Taktu í sundur kassann í skápnum
Jæja, það er um það bil svona listi var tekinn úr loftinu af mér. Næst munum við meta mikilvægi hvers tilviks. Mikilvægi mun samanstanda af þremur breytum:
- Mikilvægi Hversu mikilvægt er að gera þetta? Mun eitthvað hræðilegt gerast ef þú ákveður að gera það alls ekki? Hversu mikið veltur á framkvæmd þess?
- Brýnt — Hversu fljótt á að gera þetta? Slepptu öllu og gerðu það bara? Eða ef þú gerir það innan viku, er það í grundvallaratriðum eðlilegt?
- Flækjustig — Hvað mun þetta verk taka langan tíma? Þarf ég að semja og hafa samskipti við annað fólk til að ná því? Að hve miklu leyti er það tilfinningalega og siðferðilega einfalt eða þvert á móti flókið og óþægilegt?
Gefðu öllum tilfellum einkunn á þessum þremur breytum á kvarðanum frá 1 til 10 í röð eftir mikilvægi-brýni-erfiðleika. Að lokum muntu enda með eitthvað á þessa leið:
- Taktu myndband fyrir síðuna 8 6 7
- Pantaðu tölvuborð 6 2 3
- Svara brýnum tölvupóstum 7 9 2
- Taktu kassann í sundur í skápnum 2 2 6
Þannig að öll mál eru metin út frá þremur viðmiðunum Mikilvægi-Brýni-Flókið, en enn sem komið er verður ekki hægt að forgangsraða, því enn er ekki ljóst hvaða mál á að setja í fyrsta sæti, mikilvæg eða brýn? Eða kannski þær einföldustu fyrst, svo hægt sé að gera þær fljótt og þær trufli ekki athyglina?
Að forgangsraða við gerum ráð fyrir endanlega þýðingu hvers máls.
Mikilvægi = Mikilvægi * Brýnt / flókið
Margfaldaðu mikilvægi með brýni og deiltu með margbreytileika. Þannig að efst verðum við með hluti sem eru mjög mikilvægir og mjög brýnir, á sama tíma og þeir eru mjög einfaldir. Jæja, öfugt. Og þá verður listinn okkar svona:
- Taktu myndband fyrir síðuna 8 * 6 / 7 = 6.9
- Pantaðu tölvuborð 6 * 2 / 3 = 4.0
- Svaraðu brýnum tölvupóstum 7 * 9 / 2 = 31.5
- Taktu kassann í sundur í skápnum 2 * 2 / 6 = 0.7
Ég notaði reiknivél til að reikna út og námundaði gildin að tíundu, slík nákvæmni er alveg nóg. Svo nú sjáum við hversu auðvelt það er að raða hlutum í forgangsröð:
- Svara brýnum tölvupóstum 31.5
- Gerðu myndband fyrir síðuna 6.9
- Pantaðu tölvuborð 4.0
- Taktu í sundur kassann í skápnum 0.7
Það besta við þessa aðferð er að það engar flóknar ákvarðanir krafist, það er tilbúið reiknirit sem mun alltaf forgangsraða rétt. Verkefni þitt er því aðeins að meta á fullnægjandi hátt mikilvægi, brýnt og flókið mál tæknin tekur við.
Forgangsraðaðu á þennan hátt með listanum sem þú gerðir í fyrra verkefnitil að ganga úr skugga um að það sé ekki aðeins einfalt, heldur að endanlegur listi sé alveg fullnægjandi. Í fyrsta lagi eru þeir hlutir sem er í raun sanngjarnt að gera í fyrsta lagi.