Hvernig á að umbreyta Excel skrám í CSV snið

CSV (Comma Separated Values) er algengt snið til að geyma töflugögn (töluleg og texti) í venjulegum texta. Þetta skráarsnið er vinsælt og varanlegt vegna þess að gríðarlegur fjöldi forrita og forrita skilur CSV, að minnsta kosti sem annað skráarsnið fyrir innflutning / útflutning. Þar að auki gerir CSV sniðið notandanum kleift að skoða skrána og finna strax vandamál með gögnin, ef einhver er, breyta CSV afmörkun, tilvitnunarreglur og svo framvegis. Þetta er mögulegt vegna þess að CSV er einfaldur texti og jafnvel ekki mjög reyndur notandi getur auðveldlega skilið hann án sérstakrar þjálfunar.

Í þessari grein munum við læra fljótlegar og skilvirkar leiðir til að flytja gögn úr Excel yfir í CSV og læra hvernig á að umbreyta Excel skrá í CSV án þess að afbaka alla sér- og erlenda stafi. Tæknin sem lýst er í greininni virkar í öllum útgáfum af Excel 2013, 2010 og 2007.

• Umbreyttu gögnum úr Excel í CSV sniði
• Flytja út úr Excel í CSV UTF-8 eða UTF-16 snið
• Aðrar leiðir til að breyta úr Excel í CSV (geymir sérstafi)

Hvernig á að umbreyta Excel skrá í CSV

Ef þú vilt flytja Excel skrána út í annað forrit, eins og Outlook heimilisfangabók eða Access gagnagrunn, umbreytirðu Excel blaðinu fyrst í CSV skrá og flytur síðan inn skrána. . Csv í aðra umsókn. Eftirfarandi er skref fyrir skref leiðbeiningar um hvernig á að flytja út Excel vinnubók á CSV snið með því að nota Excel tólið - "Vista sem'.

1. Opnaðu flipann í Excel vinnubók File (Skrá) og smelltu Vista sem (Vista sem). Að auki, svarglugginn Vistar skjal (Vista sem) er hægt að opna með því að ýta á takkann F12.
2. Í File Type (Vista sem tegund) veldu CSV (aðskilið með kommum) (CSV (kommu afmarkað)).Auk CSV (aðskilið með kommu) eru nokkrir aðrir CSV sniðvalkostir í boði:
   • CSV (aðskilið með kommum) (CSV (kommu afmarkað)). Þetta snið geymir Excel gögn sem afmarkaða textaskrá með kommum og hægt er að nota það í öðru Windows forriti og í annarri útgáfu af Windows stýrikerfinu.
   • CSV (Macintosh). Þetta snið vistar Excel vinnubók sem kommuafmarkaða skrá til notkunar á Mac stýrikerfinu.
   • CSV (MS DOS). Vistar Excel vinnubók sem kommafmarkaða skrá til notkunar í MS-DOS stýrikerfinu.
   • unicode texta (Unicode texti (*txt)). Þessi staðall er studdur af næstum öllum núverandi stýrikerfum, þar á meðal Windows, Macintosh, Linux og Solaris Unix. Það styður stafi frá næstum öllum nútíma og jafnvel sumum fornum tungumálum. Þess vegna, ef Excel vinnubók inniheldur gögn á erlendum tungumálum, mæli ég með því að þú vistir þau fyrst á formi unicode texta (Unicode Texti (*txt)), og umbreyttu síðan í CSV eins og lýst er síðar í Flytja út úr Excel í UTF-8 eða UTF-16 CSV snið.

Athugaðu: Öll nefnd snið vista aðeins virka Excel blaðið.

3. Veldu möppu til að vista CSV skrána og smelltu á Vista (Vista). Eftir að hafa ýtt á Vista (Vista) tveir gluggar munu birtast. Ekki hafa áhyggjur, þessi skilaboð gefa ekki til kynna villu, þannig á það að vera.
4. Fyrsti svarglugginn minnir þig á það Aðeins er hægt að vista núverandi blað í skránni af valinni gerð (Valin skráargerð styður ekki vinnubækur sem innihalda mörg blöð). Til að vista aðeins núverandi blað skaltu bara ýta á OK.Ef þú vilt vista öll blöð bókarinnar skaltu smella á uppsögn (Hætta við) og vistaðu öll blöð bókarinnar fyrir sig með viðeigandi skráarnöfnum, eða þú getur valið að vista aðra skráartegund sem styður margar síður.
5. Eftir að smella OK í fyrsta glugganum mun annar birtast, sem varar við því að sumir eiginleikar verði ótiltækir vegna þess að þeir eru ekki studdir af CSV sniðinu. Svona á þetta að vera, svo bara smelltu Já (Já).

Þannig er hægt að vista Excel vinnublað sem CSV skrá. Fljótt og auðvelt og hér geta varla komið upp erfiðleikar.

Flytja út úr Excel í CSV með UTF-8 eða UTF-16 kóðun

Ef Excel blaðið inniheldur sérstaka eða erlenda stafi (tilde, hreim og þess háttar) eða myndmerki, þá virkar ekki að breyta Excel blaðinu í CSV á þann hátt sem lýst er hér að ofan.

Málið er að liðið Vista sem > CSV (Vista sem > CSV) mun rugla alla stafi nema ASCII (American Standard Code for Information Interchange). Og ef það eru tvöfaldar gæsalappir eða löng strik á Excel blaðinu (flutt yfir í Excel t.d. úr Word skjali þegar texti er afritaður / límdur) – verða slíkir stafir líka tættir.

Auðveld lausn - Vistaðu Excel blað sem textaskrá Unicode(.txt), og umbreyttu því síðan í CSV. Þannig verða allir stafir sem ekki eru ASCII ósnortnir.

Áður en lengra er haldið, leyfðu mér að útskýra í stuttu máli aðalmuninn á UTF-8 og UTF-16 kóðun, svo að í hverju einstöku tilviki geturðu valið viðeigandi snið:

• UTF-8 er þéttari kóðun sem notar 1 til 4 bæti fyrir hvern staf. Oftast er mælt með því að nota þetta snið þegar ASCII stafir eru ríkjandi í skránni, þar sem flestir þessara stafa þurfa 1 bæti af minni. Annar kostur er að kóðun UTF-8 skráar sem inniheldur aðeins ASCII stafi mun ekki á nokkurn hátt vera frábrugðin sömu ASCII skránni.
• UTF-16 notar 2 til 4 bæti til að geyma hvern staf. Vinsamlegast athugaðu að ekki í öllum tilvikum þarf UTF-16 skrá meira minnisrými en UTF-8 skrá. Til dæmis taka japanskir ​​stafir 3 til 4 bæti í UTF-8 og 2 til 4 bæti í UTF-16. Þannig er skynsamlegt að nota UTF-16 ef gögnin innihalda asíska stafi, þar á meðal japanska, kínverska og kóreska. Helsti ókosturinn við þessa kóðun er að hún er ekki fullkomlega samhæf við ASCII skrár og þarf sérstök forrit til að sýna slíkar skrár. Hafðu þetta í huga ef þú ætlar að flytja inn skrárnar sem myndast úr Excel einhvers staðar annars staðar.

Hvernig á að umbreyta Excel skrá í CSV UTF-8

Segjum að við höfum excel blað með erlendum stöfum, í okkar dæmi eru það japönsk nöfn.

Til að flytja þetta Excel blað út í CSV skrá, á meðan við geymum allar héróglýfur, munum við gera eftirfarandi:

1. Í Excel, opnaðu flipann File (Skrá) og smelltu Vista sem (Vista sem).
2. Sláðu inn nafn skráar í reitinn File Type (Vista sem tegund) veldu unicode texta (Unicode Texti (*.txt)) og smelltu Vista (Vista).
3. Opnaðu búna skrána í hvaða venjulegu textaritli sem er, eins og Notepad.

Athugaðu: Ekki styðja allir einfaldir textaritlar að fullu Unicode stafi, svo sumir geta birst sem rétthyrningar. Í flestum tilfellum mun þetta ekki hafa áhrif á lokaskrána á nokkurn hátt og þú getur einfaldlega hunsað hana eða valið fullkomnari ritstjóra, eins og Notepad++.

4. Þar sem Unicode textaskráin okkar notar flipastafinn sem afmörkun, og við viljum breyta því í CSV (kommu afmarkað), þurfum við að skipta um flipastafina fyrir kommur.

Athugaðu: Ef það er engin ströng þörf á að fá skrá með kommuafmörkun, en þú þarft hvaða CSV-skrá sem Excel getur skilið, þá er hægt að sleppa þessu skrefi, þar sem Microsoft Excel skilur fullkomlega skrár með afmörkun - töflu.

4. Ef þú þarft enn CSV skrá (aðskilin með kommum), gerðu eftirfarandi í Notepad:
   • Veldu flipann, hægrismelltu á hann og smelltu í samhengisvalmyndina Afrita (Afrita), eða bara smella Ctrl + Ceins og sýnt er á myndinni hér að neðan.
   • Press Ctrl + Htil að opna gluggann Staðgengill (Skipta út) og límdu afritaða flipastafinn inn í reitinn Það (Finndu hvað). Í þessu tilviki mun bendillinn færast til hægri - þetta þýðir að flipastafur er settur inn. Á sviði en (Skipta út fyrir) sláðu inn kommu og ýttu á Skiptu um allt (Skiptu öllum).

   Í Notepad verður niðurstaðan eitthvað á þessa leið:

   

5. Smellur File > Vista sem (Skrá > Vista sem), sláðu inn nafn fyrir skrána og í fellilistanum kóðun (kóðun) veldu UTF-8… Ýttu síðan á hnappinn Vista (Vista).
6. Ræstu Windows Explorer og breyttu skráarlengingunni frá .txt on . Csv.Breyttu framlengingu öðruvísi .txt on . Csv Þú getur gert það beint í Notepad. Til að gera þetta, í glugganum Vista sem (Vista sem) á reitnum File Type (Vista sem gerð) veldu valkost Allar skrár (Allar skrár), og bættu „.csv“ við skráarnafnið í samsvarandi reit eins og sýnt er á myndinni hér að neðan.
7. Opnaðu CSV skrána í Excel, fyrir þetta, á flipanum File (Filet) hnoða Opna > Textaskrár (Opna > Textaskrár) og athugaðu hvort gögnin séu í lagi.

Athugaðu: Ef ætlunin er að nota skrána þína utan Excel og UTF-8 snið er skilyrði, þá skaltu ekki gera neinar breytingar á blaðinu og ekki vista það aftur í Excel, þar sem það getur leitt til vandræða við lestur kóðunarinnar. Ef einhver hluti gagna er ekki sýndur í Excel, opnaðu sömu skrá í Notepad og leiðréttu gögnin í henni. Ekki gleyma að vista skrána á UTF-8 sniði aftur.

Hvernig á að umbreyta Excel skrá í CSV UTF-16

Útflutningur í UTF-16 CSV skrá er miklu hraðari og auðveldari en útflutningur í UTF-8. Staðreyndin er sú að Excel notar sjálfkrafa UTF-16 sniðið þegar þú vistar skrána sem unicode texta (Unicode texti).

Til að gera þetta skaltu vista skrána með því að nota tólið Vista sem (Vista sem) í Excel og síðan í Windows Explorer, breyttu framlengingu á stofnuðu skránni í . Csv. Gjört!

Ef þú þarft CSV skrá með semíkommu eða semíkommu sem afmörkun skaltu skipta um alla flipastafi með kommum eða semíkommum í Notepad eða öðrum textaritli að eigin vali (sjá fyrr í þessari grein fyrir nákvæmar leiðbeiningar um hvernig á að gera þetta).

Aðrar leiðir til að umbreyta Excel skrám í CSV

Aðferðirnar sem lýst er hér að ofan til að flytja gögn úr Excel yfir í CSV (UTF-8 og UTF-16) eru alhliða, þ.e. hentugar til að vinna með hvaða sértákn sem er og í hvaða útgáfu af Excel sem er frá 2003 til 2013.

Það eru margar aðrar leiðir til að umbreyta gögnum úr Excel í CSV sniði. Ólíkt lausnunum sem sýndar eru hér að ofan munu þessar aðferðir ekki leiða til hreinnar UTF-8 skráar (þetta á ekki við um OpenOffice, sem getur flutt út Excel skrár í nokkrum UTF kóðunarvalkostum). En í flestum tilfellum mun skráin sem myndast innihalda rétta stafasettið, sem síðan er sársaukalaust hægt að breyta í UTF-8 snið með hvaða textaritli sem er.

Umbreyttu Excel skrá í CSV með Google Sheets

Eins og það kemur í ljós er mjög auðvelt að umbreyta Excel skrá í CSV með Google Sheets. Að því gefnu að Google Drive sé þegar uppsett á tölvunni þinni skaltu fylgja þessum 5 einföldu skrefum:

1. Í Google Drive smelltu á hnappinn Búa til (Búa til) og veldu Tafla (Töflureiknir).
2. Á matseðlinum File (Filet) hnoða innflutningur (Flytja inn).
3. Smellur Eyðublað (Hladdu upp) og veldu Excel skrána til að hlaða upp úr tölvunni þinni.
4. Í glugganum Impskrá ort (Flytja inn skrá) veldu Skiptu um borð (Skiptu út töflureikni) og smelltu innflutningur (Flytja inn).

Ábending: Ef Excel skráin er tiltölulega lítil, þá til að spara tíma, geturðu flutt gögn úr henni yfir í Google töflureikni með því að nota afrita / líma.

5. Á matseðlinum File (Filet) hnoða Sækja sem (Hlaða niður sem), veldu skráargerð CSV - skráin verður vistuð á tölvunni.

Að lokum skaltu opna útbúna CSV skrána í hvaða textaritli sem er til að ganga úr skugga um að allir stafir séu vistaðir rétt. Því miður birtast CSV skrár sem eru búnar til á þennan hátt ekki alltaf rétt í Excel.

Vistaðu .xlsx skrána sem .xls og umbreyttu síðan í CSV skrá

Þessi aðferð krefst ekki frekari athugasemda, þar sem allt er þegar ljóst af nafninu.

Ég fann þessa lausn á einu af spjallborðunum tileinkað Excel, ég man ekki hverja. Satt að segja hef ég aldrei notað þessa aðferð, en að sögn margra notenda tapast einhverjir sérstafir þegar vistað er beint frá . Xlsx в . Csv, en áfram ef fyrst . Xlsx vista sem . Xls, og svo líka . Csv, eins og við gerðum í upphafi þessarar greinar.

Engu að síður, reyndu þessa aðferð til að búa til CSV skrár úr Excel fyrir sjálfan þig, og ef það virkar, mun það spara tíma.

Vistar Excel skrá sem CSV með OpenOffice

OpenOffice er opinn uppspretta af forritum sem inniheldur töflureikniforrit sem gerir frábært starf við að flytja út gögn úr Excel yfir á CSV snið. Reyndar gefur þetta forrit þér aðgang að fleiri valkostum þegar þú umbreytir töflureiknum í CSV skrár (kóðun, afmörkun og svo framvegis) en Excel og Google Sheets samanlagt.

Opnaðu bara Excel skrána í OpenOffice Calc, smelltu File > Vista sem (Skrá > Vista sem) og veldu skráargerðina CSV texti (Sendið CSV texta).

Næsta skref er að velja færibreytugildin kóðun (Stafnasett) и Vallaskil (Reitaskilgreinir). Auðvitað, ef við viljum búa til UTF-8 CSV skrá með kommum sem afmörkun, veldu þá UTF-8 og sláðu inn kommu (,) í viðeigandi reiti. Parameter Textaskil (Textaafmörkun) er venjulega óbreytt – gæsalappir (“). Næsti smellur OK.

Á sama hátt, fyrir fljótlega og sársaukalausa umbreytingu frá Excel í CSV, geturðu notað annað forrit - LibreOffice. Sammála, það væri frábært ef Microsoft Excel bjóði upp á möguleikann á að breyta stillingunum líka þegar CSV skrár eru búnar til.

Í þessari grein talaði ég um aðferðirnar sem ég veit um að breyta Excel skrám í CSV. Ef þú þekkir skilvirkari aðferðir til að flytja út úr Excel til CSV, vinsamlegast segðu okkur frá því í athugasemdunum. Takk fyrir athyglina!