Efnisyfirlit
Oft stendur Excel notandi frammi fyrir því að þurfa að fylla frumur með gögnum raðað í ákveðinni rökréttri röð. Eða til dæmis að gera spá um hvert verðmæti ákveðins vísis verður fyrir tiltekið augnablik, ef núverandi þróun heldur áfram. Nú þarftu ekki að kunna heilmikið af formúlum fyrir allt þetta. Nokkrir músarsmellir eru nóg og vandamálið er leyst. Það er allt að þakka sjálfvirkri útfyllingu.
Þessi eiginleiki er ótrúlegur í þægindum sínum. Til dæmis gerir það þér kleift að skrá almanaksmánuði fljótt eða gera það þannig að aðeins 15. og síðasti dagur hvers mánaðar birtist (til dæmis í bókhaldsskýrslum).
Hvernig geturðu nýtt þér þennan frábæra eiginleika?
Í neðra hægra horninu er ferningur, með því að draga hann geturðu haldið áfram röð gilda þar sem ákveðið mynstur er. Til dæmis, ef fyrsti dagurinn er mánudagur, þá með því að framkvæma þessa einföldu aðgerð geturðu sett gildi í eftirfarandi línur: þriðjudag, miðvikudag, fimmtudag, föstudag, og svo framvegis.
Ef það er sett af gildum í reit eins og 1,2,4, þá með því að velja þau öll og draga reitinn niður geturðu haldið áfram talnaröðinni upp í 8, 16, 32, og svo framvegis. Þetta gerir þér kleift að draga verulega úr tímakostnaði.
Á sama hátt er búið til listi yfir mánaðarnöfn.
Og svona lítur það út að nota sjálfvirka útfyllingu fyrir framvindu reikninga. Í dæminu okkar notum við tvær frumur með gildin 1,3, í sömu röð, og síðan heldur sjálfvirk útfylling áfram talnaröðinni.
Þar að auki mun móttakan virka jafnvel þótt númerið sé inni í textanum. Til dæmis, ef þú skrifar „1 ársfjórðung“ og dregur reitinn niður, færðu eftirfarandi.
Reyndar eru þetta allt grunnatriðin sem þú þarft að vita. En ef þú vilt ná tökum á hæfileikanum til að vinna með Excel af meiri fagmennsku geturðu kynnt þér smá flís og brellur.
Með því að nota sjálfvirkan gagnalista
Auðvitað er ekki allt sem Excel getur gert að búa til lista yfir mánuði eða vikudaga. Segjum að við höfum lista yfir borgir þar sem fyrirtækið okkar hefur stofnað þjónustumiðstöðvar. Fyrst þarftu að skrifa niður allan listann í hlutnum „Breyta listum“, sem hægt er að nálgast í gegnum valmyndaröðina File – Options – Advanced – General – Edit lists.
Næst birtist gluggi með lista yfir lista sem eru sjálfkrafa innbyggðir í Excel.
Þeir eru ekki margir hér. En þennan misskilning má auðveldlega leiðrétta. Til að gera þetta er hægri gluggi þar sem rétt röð gilda uXNUMXbuXNUMXbis er skrifuð. Upptöku er hægt að gera á tvo vegu, bæði með kommum og í dálki. Ef það er mikið af gögnum er hægt að flytja þau inn. Þannig geturðu sparað mikinn tíma.
Hvað þarf til þessa? Fyrst þarftu að búa til lista yfir borgir einhvers staðar í skjalinu og búa svo til tengil á það í reitnum fyrir neðan.
Listinn er nú búinn til og hægt er að nota hann til að fylla út alla hina reitina.
Auk lista á textasniði gerir Excel mögulegt að búa til töluraðir, sem og lista yfir dagsetningar raðað eftir ákveðnu mynstri. Strax í upphafi þessa efnis var ein af leiðunum til að nota það gefin, en þetta er frumstætt stig. Þú getur notað þetta tól á sveigjanlegri hátt, eins og alvöru ás.
Í fyrsta lagi veljum við nauðsynleg röð gildi (eitt eða fleiri) ásamt þeim hluta sviðsins sem verður notaður fyrir listann. Næst finnum við „Fylla“ hnappinn á efsta spjaldinu og í valmyndinni sem birtist, smelltu á „Framgangur“ hnappinn.
Næst birtist gluggi með stillingum.
Í vinstri hluta þess eru útvarpshnappar sem þú getur stillt staðsetningu framtíðarraðar: eftir röðum eða dálkum. Í fyrra tilvikinu mun listinn fara niður og í því síðara fer hann til hægri.
Strax hægra megin við staðsetningarstillinguna er spjaldið þar sem þú getur valið gerð töluröðarinnar. Það eru nokkrir möguleikar til að velja úr:
- Reiknifræði. Gildið í hverri næstu hólf er ákveðin tala hærri en sú fyrri. Gildi þess ræðst af innihaldi reitsins „Skref“.
- Geometrísk. Hvert síðara gildi er nokkrum sinnum hærra en það fyrra. Hversu mikið fer nákvæmlega eftir því hvaða skref notandinn gaf upp.
- Dagsetningar. Með þessum valkosti getur notandinn búið til röð dagsetninga. Ef þú velur þessa tegund eru viðbótarstillingar fyrir mælieininguna virkjaðar. Tekið er tillit til þeirra þegar röðin er teiknuð: dagur, virkur dagur, mánuður, ár. Þannig að ef þú velur hlutinn „vinnudagur“, þá verða helgar ekki með á listanum.
- Sjálfvirk útfylling. Þessi valkostur er svipaður og að draga neðst í hægra horninu. Í einföldum orðum, Excel ákveður upp á eigin spýtur hvort halda þurfi áfram númeraröðinni eða betra sé að gera lengri lista. Ef þú tilgreinir gildin 2 og 4 fyrirfram, þá munu næstu innihalda tölurnar 6, 8, og svo framvegis. Ef þú fyllir út fleiri reiti áður, þá verður „línuleg aðhvarf“ aðgerðin notuð (þetta er mjög áhugaverður valkostur sem gerir þér kleift að búa til spá byggða á núverandi þróun).
Neðst í þessum valmynd, eins og þú sérð nú þegar, eru tveir valkostir: skrefastærðin, sem fjallað er um hér að ofan, og viðmiðunarmörkin.
Eftir að hafa lokið öllum aðgerðum þarftu að ýta á "OK" hnappinn. Á sama hátt er búinn til listi yfir virka daga fyrir ákveðið tímabil (til dæmis til 31.12.2020/XNUMX/XNUMX). Og notandinn þarf ekki að gera mikið af óþarfa hreyfingum!
Það er það, uppsetningu er lokið. Nú skulum við skoða nokkrar fleiri faglegar sjálfvirkar útfyllingaraðferðir.
Að nota músina
Þetta er þægilegasta leiðin til sjálfvirkrar útfyllingar, sem gerir þér kleift að framkvæma jafnvel flóknustu aðgerðir á glæsilegan hátt. Það eru tveir valkostir fyrir hvernig hægt er að nota það: með vinstri músarhnappi eða hægri. Til dæmis er verkefnið að búa til lista yfir tölur raðað í hækkandi röð, þar sem hvert næsta gildi hækkar um einn. Venjulega, fyrir þetta, er eining slegin inn í fyrsta reitinn og tvímenningur í þann seinni, eftir það draga þeir reitinn neðst í hægra horninu. En það er hægt að ná þessu markmiði með annarri aðferð - einfaldlega með því að fylla út fyrsta reitinn. Þá þarftu að draga það niður úr neðra hægra horninu. Eftir það birtist hnappur í formi fernings. Þú þarft að smella á það og velja "Fylla" hlutinn.
Þú getur líka notað aðgerðina „Aðeins fylla út snið“, þar sem þú getur aðeins framlengt frumusnið.
En það er hraðari aðferð: Haltu Ctrl hnappinum inni á meðan þú dregur reitinn samhliða.
Að vísu er það aðeins hentugur fyrir sjálfvirka útfyllingu talna. Ef þú reynir að draga þetta bragð með gögnum af annarri gerð, þá verða gildin uXNUMXbuXNUMXb einfaldlega afrituð í eftirfarandi reiti.
Það er leið til að flýta fyrir símtali í samhengisvalmyndinni. Til að gera þetta skaltu draga reitinn með því að halda inni hægri músarhnappi.
Þá mun setja af skipunum birtast. Svo þú getur kallað fram valmynd með viðbótarstillingum sjálfvirkrar útfyllingar með því að smella á „Framgangur“ valmyndaratriðið. En það er ein takmörkun. Hámarkslengd raðar í þessu tilfelli verður takmörkuð við síðasta reitinn.
Til þess að sjálfvirk útfylling sé framkvæmd upp að tilskildu gildi (tiltekið númer eða dagsetning), verður þú að ýta á hægri músarhnapp, eftir að hafa beint bendilinn að reitnum áður, og draga merkið niður. Bendillinn kemur svo aftur. Og síðasta skrefið er að sleppa músinni. Fyrir vikið birtist samhengisvalmynd með stillingum sjálfvirkrar útfyllingar. Veldu framvindu. Hér er aðeins einn reit valinn, þannig að þú þarft að tilgreina allar sjálfvirkar útfyllingarfæribreytur í stillingunum: stefnu, skref, mörkgildi og ýta á OK hnappinn.
Sérstaklega áhugavert Excel fall er línuleg og veldisvísis nálgun. Það gerir það mögulegt að búa til spá um hvernig gildin munu breytast, byggt á núverandi mynstri. Að jafnaði, til að gera spá, þarftu að nota sérstakar Excel aðgerðir eða framkvæma flókna útreikninga, þar sem gildi óháðu breytunnar er skipt út. Það er miklu auðveldara að sýna þetta dæmi í reynd.
Til dæmis, það er gangverki vísis, gildi hans hækkar um sömu tölu á hverju tímabili.
Það er miklu auðveldara að skilja hvernig spáð er fyrir um gildi með línulegri þróun (þegar hver næsti vísir hækkar eða lækkar um ákveðið gildi). Stöðluð Excel föll henta fyrir þetta, en betra er að teikna línurit sem sýnir stefnulínu, jöfnu fallsins og væntanlegt gildi til að fá meiri skýrleika.
Til að komast að því hver spáð vísirinn verður í tölulegu tilliti, þegar þú reiknar út, þarftu að taka aðhvarfsjöfnuna sem grunn (eða nota beint formúlurnar sem eru innbyggðar í Excel). Fyrir vikið verða margar aðgerðir sem ekki allir geta skilið strax.
En línuleg aðhvarf gerir þér kleift að hætta algjörlega við flóknar formúlur og samsæri. Notaðu bara sjálfvirka útfyllingu. Notandinn tekur fjölda gagna sem spáin er byggð á. Þetta sett af frumum er valið, þá er ýtt á hægri músarhnappinn, sem þú þarft til að draga bilið með nauðsynlegum fjölda frumna (fer eftir fjarlægð punktsins í framtíðinni sem spáð gildi er reiknað fyrir). Samhengisvalmynd birtist þar sem þú þarft að velja hlutinn „Línuleg nálgun“. Það er það, spá er fengin sem krefst ekki sérstakrar stærðfræðikunnáttu, samsæri eða útleiða formúla.
Ef vísbendingar hækka á hverju tímabili um ákveðið hlutfall, þá erum við að tala um veldisvöxt. Til dæmis, að spá fyrir um gangverk faraldurs eða spá fyrir um vexti á bankainnistæðu byggir einmitt á slíku mynstri.
Það er engin áhrifaríkari aðferð til að spá fyrir um veldisvöxt en sú sem við höfum lýst.
Notaðu músina til að fylla út dagsetningar sjálfkrafa
Oft er nauðsynlegt að auka þann lista yfir dagsetningar sem þegar er til. Til að gera þetta er einhver dagsetning tekin og dregin af neðra hægra horninu með vinstri músarhnappi. Ferningstákn birtist þar sem þú getur valið áfyllingaraðferð.
Til dæmis, ef endurskoðandi notar töflureikni, mun valmöguleikinn „virkir dagar“ henta honum. Einnig mun þetta atriði þurfa allir aðrir sérfræðingar sem þurfa að gera daglegar áætlanir, til dæmis HR.
Og hér er annar valkostur, hvernig á að útfæra sjálfvirka fyllingu dagsetningar með músinni. Til dæmis þarf fyrirtæki að greiða laun 15. og síðasta dag mánaðarins. Næst þarftu að slá inn tvær dagsetningar, teygja þær niður og velja áfyllingaraðferðina „eftir mánuðum“. Þetta er annað hvort hægt að gera með því að smella á vinstri músarhnappinn á ferningnum neðst í hægra horninu eða með því að nota hægri hnappinn og síðan hringja sjálfkrafa í samhengisvalmyndina.
Mikilvægt! Sá 15. er eftir, óháð mánuði, og sá síðasti er sjálfvirkur.
Með hægri músarhnappi er hægt að stilla framvinduna. Gerðu til dæmis lista yfir virka daga í ár, sem verða enn til 31. desember. Ef þú notar sjálfvirka útfyllingu með hægri músarhnappi eða í gegnum valmyndina, sem hægt er að nálgast í gegnum torgið, þá er valmöguleikinn „Instant fill“. Í fyrsta skipti hafa forritarar útvegað þennan eiginleika í Excel 2013. Nauðsynlegt er að hólf séu fyllt út eftir ákveðnu mynstri. Þetta mun gera þér kleift að spara mikinn tíma.
Ályktanir
Reyndar, það er allt. Sjálfvirk útfylling er mjög gagnlegur eiginleiki sem hjálpar þér að gera sjálfvirkan mörg verkflæði og gera spár byggðar á mynstrum. Engar viðbótarformúlur eða útreikningar eru nauðsynlegar. Það er nóg að ýta á nokkra hnappa og niðurstöðurnar birtast eins og með töfrum.